Vorstand/Geschäftsordnung: Unterschied zwischen den Versionen

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(…Daten, die einzelne Mitglieder für die Öffentlichkeit identifizierbar machen…)
(§2 Vorstandsinterne Kommunikation: GO angepasst, per [UB 2019-09-17-02])
 
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{{Hinweis|Die Geschäftsordnung des Vorstands ist im Moment noch im Entwurfsstadium.}}
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Der [[Arbeitsgruppe:Geschäftsführung|Vorstand]] hat auf seiner [[Vorstandssitzung 2013-05-13|Sitzung am 13. Mai 2013]] (zuletzt geändert auf der [[Vorstandssitzung 2016-03-11]]) nachfolgende Geschäftsordnung beschlossen:
  
# Der Vorstand teilt seine Aufgabenbereiche wie folgt auf:
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== §0 Aufgabenteilung ==
## Finanzen und Führung der Mitgliederliste: Schatzmeister
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Der Vorstand teilt seine Aufgabenbereiche wie folgt auf:
## Schriftführung und weitere Mitgliedsverwaltung: stellv. Vorsitzender
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# Finanzen und Führung der Mitgliederliste: Schatzmeister
## <s>Merchandise: Neo (nach Rücksprache)</s> nicht mehr möglich… --[[Benutzer:Daniel Bohrer|Daniel Bohrer]] 22:56, 20. Apr. 2013 (CEST)
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# weitere Mitgliedsverwaltung und Schriftführung: {{Benutzer|Chrissi^}}
## Einladungen zu Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen: larsan
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# Verwaltung der Schlüssel: Vorstandsentitäten nach Absprache. <ref>Mit der Verwaltung der physischen Schlüssel zur oberen Tür wird {{Benutzer|larsan}} beauftragt.</ref>
## Verwaltung der physischen Schlüssel zur oberen Tür: rohieb, oder eine der Beisitzerinnen, wenn jemand will.
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# Die weiteren Aufgaben des Vorstandes (Repräsentation nach außen, Einladung zu Sitzungen, etc.) teilen die Vorstandsmitglieder unter sich nach Bedarf auf.
# Datenschutzvereinbarung
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## Mitgliederdaten
+
== §1 Datenschutz ==
### Mitgliederdaten dürfen nur bei nachgewiesenem berechtigen Interesse und nach Unterzeichnung einer Datenschutzvereinbarung eingesehen werden.
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# Die nicht vom Vorstand genehmigte Weitergabe von Mitgliederdaten an Dritte stellt einen Verstoß gegen das Bundesdatenschutzgesetz dar und kann mit Ausschluss aus dem Verein geahndet werden.
### Die Weitergabe von Mitgliederdaten an Dritte ist nicht gestattet und wird mindestens mit Ausschluss aus dem Verein geahndet.
+
# Personenbezogene Mitgliederdaten dürfen nur bei nachgewiesenem berechtigtem Interesse und nach Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung eingesehen werden. Kopien von Datensätzen dürfen nur zum ursprünglich genehmigten Zweck verwendet werden und müssen nach Wegfall oder Nichtigkeit dieses Zweckes vollständig vernichtet werden.
## Mailverkehr
+
 
### Es wird allen Vorstandsmitgliedern empfohlen, Freemailer (GMX, Hotmail, Google Mail, etc.) zu meiden. Stattdessen sollen E-Mail-Konten auf Servern verwendet werden, die entweder (vom Verein oder vom jeweiligen Vorstandsmitglied) selbst gehostet werden, oder bei denen sichergestellt ist, dass eventuelle Nutzerdaten und Mailverkehr nicht abhanden kommen oder mitgelesen werden können.
+
== §2 Vorstandsinterne Kommunikation ==
### Umlaufbeschlüsse müssen mit einer vertrauenswürdigen, digitalen Signatur versehen sein (z.&nbsp;B per PGP)
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# Es ist dafür Sorge zu tragen, dass Daten, die unter §1 fallen, nicht über externe kommerzielle Dienstleister ausgetauscht werden. Dies beinhaltet insbesondere auch die Nutzung von externen E-Mail-Anbietern (z.B. GMX, Hotmail, Google Mail, etc.).
## interne "Geschäfte"
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# Umlaufbeschlüsse sind in signierter Textform (z. B. per digitaler Signatur oder persönlicher Unterschrift) zu bearbeiten. Eine fortlaufende Nummer des Umlaufbeschlusses im Format [UB YYYY-MM-DD-##] ist Teil des signierten Textes. Bei Mails ist die Angabe der UB-Nummer zusätzlich im Subject notwendig. Vor der Verwendung der UB-Nummer muss diese auf der Wiki-Seite [[Nächste Vorstandssitzung]] vergeben werden.
### TODO…
+
# Falls die Kosten einer Anschaffung den in einem Beschluss gefassten Geldbetrag übersteigen (bspw. durch unerwartet gestiegene Versandkosten oder Preisanpassungen), ist die Zustimmung des Vorstands ohne die Notwendigkeit eines weiteren Beschlusses gegeben, sofern die tatsächlichen Kosten den beschlossenen Betrag nicht mehr als 5% oder alternativ 5€ übersteigen.
# Protokoll der Sitzungen
+
 
## Die einzelnen Protokolle zu Vorstandssitzungen müssen mindestens beinhalten:
+
== §3 Protokolle der Vorstandssitzungen ==
### Zeit und Ort der Sitzung, anwesende und fehlende Vorstandsmitglieder (namentlich), Anzahl der Gäste (ohne Namensnennung)
+
# Die Protokolle zu Vorstandssitzungen müssen mindestens beinhalten:
### getroffene und abgelehnte Beschlüsse und Anträge
+
## Zeit und Ort der Sitzung, anwesende und fehlende Vorstandsmitglieder (namentlich), Anzahl der Gäste (ohne Namensnennung)
### wichtige Argumente zu Diskussionen
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## getroffene und abgelehnte Beschlüsse und Anträge
## Daten, die einzelne Mitglieder für die Öffentlichkeit identifizierbar machen (z.B. Beitrittsdaten, vollständige Realnamen) dürfen nicht ins Protokoll aufgenommen werden. Eine Ausnahme davon stellen ausreichend anonymisierte Aggregationen von Daten dar, die dem allgemeinen Vereinsinteresse unterliegen.
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## wichtige Argumente zu Diskussionen
# Schatzmeister
+
# Stammdaten, die einzelne Mitglieder für die Öffentlichkeit identifizierbar machen (z. B. Beitrittsdaten, vollständige Realnamen) dürfen nicht ins Protokoll aufgenommen werden. Eine Ausnahme davon stellen ausreichend anonymisierte Aggregationen von Daten dar, die dem allgemeinen Vereinsinteresse unterliegen (z.B. anonymisierte Statistiken).
## Der Schatzmeister hat ein Kassenbuch für Girokonto und Barkasse in digitaler Form zu führen.
+
# Vorgangsdaten (Name von Antragsstellern, etc.) können ins Protokoll aufgenommen werden.
## [[Benutzer:Chrissi^|Chrissi^]] 14:09, 27. Jan. 2013 (CET): Vorschlag des Kassenprüfers: Zusätzlich hierzu müssen alle Belege in analoger Form vorliegen. Die analoge Belegsammlung muss es somit erlauben das Kassenbuch zu rekonstruieren.
+
# Es ist außerdem ein vorstandsinternes Protokoll mit den für den Vorgang relevanten Daten zu führen.
## Der Schatzmeister hat das Kassenbuch in einer Form zu führen, wo es dem restlichen Vorstand erlaubt dies jederzeit einsehen oder bei längerer Abwesenheit des Schatzmeisters weiterzuführen.
+
 
## Der Schatzmeister hat für alle ausgehenden Zahlungen folgende Nachweise zu führen:
+
== §4 Arbeit des Schatzmeisters ==
### Quittung / Rechnung / Abschlagsplan als Nachweis der Höhe der Summe
+
# Der Schatzmeister hat ein Kassenbuch für Girokonto und Barkasse in digitaler Form zu führen.
### Legitimation des Zahlungsausganges durch Referenz auf den Vorstandsbeschluss
+
# Für die Kassenprüfung müssen zusätzlich hierzu alle Belege in analoger Form vorliegen. Die analoge Belegsammlung muss es somit erlauben, das Kassenbuch zu rekonstruieren.
### Angabe, für welches Projekt der Zahlungsausgang verwendet wird
+
# Der Schatzmeister hat das Kassenbuch in einer Form zu führen, die es dem restlichen Vorstand erlaubt, es jederzeit einzusehen oder bei längerer Abwesenheit des Schatzmeisters weiterzuführen.
## Der Schatzmeister hat für jedes Mitglied ein Mitgliedskonto zu führen, auf dem alle gezahlten Mitgliedsbeiträge des Mitglieds, sowie die monatlich fälligen Mitgliedsbeiträge gebucht werden.
+
# Der Schatzmeister hat für alle ausgehenden Zahlungen folgende Nachweise zu führen:
## Rechnungen bis zu 50€ kann der Schatzmeister ohne Beschluss der restlichen Vorstandsmitglieder begleichen.
+
## Quittung/Rechnung/Abschlagsplan als Nachweis der Höhe der Summe
### [[Benutzer:Chrissi^|Chrissi^]] 14:09, 27. Jan. 2013 (CET): Die Rechnungen müssen einen direkten Bezug zum Betrieb des Space haben. Rechnungen mit Projektbezug sind grundsätzlich durch den Vorstand zu Beschließen.
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## Legitimation des Zahlungsausganges durch Referenz auf den entsprechenden Vorstandsbeschluss
### [[Benutzer:Chrissi^|Chrissi^]] ([[Benutzer Diskussion:Chrissi^|Diskussion]]) 22:54, 12. Mär. 2013 (CET): Die Rechnungen können darüber hinaus auch direkt mit dem Betrieb des Verein zusammenhängen (Ummeldegebühren beim Amtsgericht, Notarkosten, ...).
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## Bei Projektgeldern: Angabe, für welches Projekt der Zahlungsausgang verwendet wird
### [[Benutzer:Chrissi^|Chrissi^]] 14:09, 27. Jan. 2013 (CET): Der Schatzmeister hat den Vorstand zeitnah, spätestens nach einem Monat, über die beglichenen Rechnungen und deren Zweck zu informieren.
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# Der Schatzmeister hat für jedes Mitglied ein Mitgliedskonto zu führen, auf dem alle gezahlten Mitgliedsbeiträge des Mitglieds, sowie die monatlich fälligen Mitgliedsbeiträge gebucht werden.
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# In folgenden Fällen kann der Schatzmeister Rechnungen ohne Beschluss der restlichen Vorstandsmitglieder begleichen:
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## Rechnungen, die direkt mit dem Betrieb des Spaces zusammenhängen und 50€ nicht übersteigen.  
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## Rechnungen mit Projektbezug bis 30€, die von mindestens drei Mitgliedern bestätigt wurden.
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## Rechnungen, die direkt mit dem Betrieb des Vereins zusammenhängen (z.B.  Gebühren für Amtsgericht, Notarkosten, Bankgebühren etc.)
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# Der Schatzmeister hat den Vorstand zeitnah, spätestens zur nächsten Vorstandssitzung, über derart beglichene Rechnungen und deren Zweck zu informieren.
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# Vertretung des Schatzmeisters: Es muss ein Vertreter für den Schatzmeister bestimmt werden, der neben dem Schatzmeister gleichberechtigt Zugriff auf die Buchführung des Vereins hat. (Hiervon sind personalisierte Zugänge zu z.&nbsp;B. Online-Banking ausgeschlossen). Der Vertreter muss Mitglied des Vorstandes sein. <ref>Die Vertretung des Schatzmeisters wird von [[Benutzer:Chamaeleon|Linda Fliß]] wahrgenommen.</ref>
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== §5 Vorstand als Ansprechpartner ==
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# Die einzelnen Vorstandsmitglieder, sowie der gesamte Vorstand, stehen als Ansprechpartner für Probleme zur Verfügung, die von Entitäten des Vereins oder Entitäten aus dem Spaceumfeld an sie herangetragen werden. Diese Probleme werden ernst genommen und vertraulich behandelt und es wird versucht, nach Möglichkeit die angesprochenen Probleme zu lösen, sofern nichts anderes gewünscht ist. <ref>siehe auch: [[Vorstand/Vorgehen bei Problemen|Vorgehen bei Problemen]]</ref>
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== §6 Mitgliedsangelegenheiten ==
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# Änderung der Mitgliedsart
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## Möchte ein Mitglied seine Mitgliedsart ändern, so gilt die Zustimmung des Vorstandes zu einem entsprechenden Antrag als implizit gegeben.
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## Wenn nicht anders gewünscht, geht der Vorstand davon aus, dass eine Änderung der Mitgliedsart zum 1. des nächsten Monats wirksam wird.
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## Eine UB-Nummer wird trotzdem der Referenz halber zugewiesen.
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# Wechsel des Beitragsmodells für ordentliche Mitglieder:
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## Zeigt ein Mitglied an, dass es zwischen dem ermäßigten Beitrag nach Beitragsordnung §0 Abs. 2 und dem normalen Beitrag nach Beitragsordnung §0 Abs. 0 wechseln möchte, so ist keine Zustimmung des Vorstands notwendig.
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## Eine UB-Nummer wird trotzdem der Referenz halber zugewiesen.
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== Anmerkungen ==
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<references />
  
 
[[Kategorie:Dokumente]]
 
[[Kategorie:Dokumente]]
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[[Kategorie:Verein]]

Aktuelle Version vom 18. September 2019, 15:08 Uhr

Der Vorstand hat auf seiner Sitzung am 13. Mai 2013 (zuletzt geändert auf der Vorstandssitzung 2016-03-11) nachfolgende Geschäftsordnung beschlossen:

§0 Aufgabenteilung

Der Vorstand teilt seine Aufgabenbereiche wie folgt auf:

  1. Finanzen und Führung der Mitgliederliste: Schatzmeister
  2. weitere Mitgliedsverwaltung und Schriftführung: Chrissi^
  3. Verwaltung der Schlüssel: Vorstandsentitäten nach Absprache. [1]
  4. Die weiteren Aufgaben des Vorstandes (Repräsentation nach außen, Einladung zu Sitzungen, etc.) teilen die Vorstandsmitglieder unter sich nach Bedarf auf.

§1 Datenschutz

  1. Die nicht vom Vorstand genehmigte Weitergabe von Mitgliederdaten an Dritte stellt einen Verstoß gegen das Bundesdatenschutzgesetz dar und kann mit Ausschluss aus dem Verein geahndet werden.
  2. Personenbezogene Mitgliederdaten dürfen nur bei nachgewiesenem berechtigtem Interesse und nach Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung eingesehen werden. Kopien von Datensätzen dürfen nur zum ursprünglich genehmigten Zweck verwendet werden und müssen nach Wegfall oder Nichtigkeit dieses Zweckes vollständig vernichtet werden.

§2 Vorstandsinterne Kommunikation

  1. Es ist dafür Sorge zu tragen, dass Daten, die unter §1 fallen, nicht über externe kommerzielle Dienstleister ausgetauscht werden. Dies beinhaltet insbesondere auch die Nutzung von externen E-Mail-Anbietern (z.B. GMX, Hotmail, Google Mail, etc.).
  2. Umlaufbeschlüsse sind in signierter Textform (z. B. per digitaler Signatur oder persönlicher Unterschrift) zu bearbeiten. Eine fortlaufende Nummer des Umlaufbeschlusses im Format [UB YYYY-MM-DD-##] ist Teil des signierten Textes. Bei Mails ist die Angabe der UB-Nummer zusätzlich im Subject notwendig. Vor der Verwendung der UB-Nummer muss diese auf der Wiki-Seite Nächste Vorstandssitzung vergeben werden.
  3. Falls die Kosten einer Anschaffung den in einem Beschluss gefassten Geldbetrag übersteigen (bspw. durch unerwartet gestiegene Versandkosten oder Preisanpassungen), ist die Zustimmung des Vorstands ohne die Notwendigkeit eines weiteren Beschlusses gegeben, sofern die tatsächlichen Kosten den beschlossenen Betrag nicht mehr als 5% oder alternativ 5€ übersteigen.

§3 Protokolle der Vorstandssitzungen

  1. Die Protokolle zu Vorstandssitzungen müssen mindestens beinhalten:
    1. Zeit und Ort der Sitzung, anwesende und fehlende Vorstandsmitglieder (namentlich), Anzahl der Gäste (ohne Namensnennung)
    2. getroffene und abgelehnte Beschlüsse und Anträge
    3. wichtige Argumente zu Diskussionen
  2. Stammdaten, die einzelne Mitglieder für die Öffentlichkeit identifizierbar machen (z. B. Beitrittsdaten, vollständige Realnamen) dürfen nicht ins Protokoll aufgenommen werden. Eine Ausnahme davon stellen ausreichend anonymisierte Aggregationen von Daten dar, die dem allgemeinen Vereinsinteresse unterliegen (z.B. anonymisierte Statistiken).
  3. Vorgangsdaten (Name von Antragsstellern, etc.) können ins Protokoll aufgenommen werden.
  4. Es ist außerdem ein vorstandsinternes Protokoll mit den für den Vorgang relevanten Daten zu führen.

§4 Arbeit des Schatzmeisters

  1. Der Schatzmeister hat ein Kassenbuch für Girokonto und Barkasse in digitaler Form zu führen.
  2. Für die Kassenprüfung müssen zusätzlich hierzu alle Belege in analoger Form vorliegen. Die analoge Belegsammlung muss es somit erlauben, das Kassenbuch zu rekonstruieren.
  3. Der Schatzmeister hat das Kassenbuch in einer Form zu führen, die es dem restlichen Vorstand erlaubt, es jederzeit einzusehen oder bei längerer Abwesenheit des Schatzmeisters weiterzuführen.
  4. Der Schatzmeister hat für alle ausgehenden Zahlungen folgende Nachweise zu führen:
    1. Quittung/Rechnung/Abschlagsplan als Nachweis der Höhe der Summe
    2. Legitimation des Zahlungsausganges durch Referenz auf den entsprechenden Vorstandsbeschluss
    3. Bei Projektgeldern: Angabe, für welches Projekt der Zahlungsausgang verwendet wird
  5. Der Schatzmeister hat für jedes Mitglied ein Mitgliedskonto zu führen, auf dem alle gezahlten Mitgliedsbeiträge des Mitglieds, sowie die monatlich fälligen Mitgliedsbeiträge gebucht werden.
  6. In folgenden Fällen kann der Schatzmeister Rechnungen ohne Beschluss der restlichen Vorstandsmitglieder begleichen:
    1. Rechnungen, die direkt mit dem Betrieb des Spaces zusammenhängen und 50€ nicht übersteigen.
    2. Rechnungen mit Projektbezug bis 30€, die von mindestens drei Mitgliedern bestätigt wurden.
    3. Rechnungen, die direkt mit dem Betrieb des Vereins zusammenhängen (z.B. Gebühren für Amtsgericht, Notarkosten, Bankgebühren etc.)
  7. Der Schatzmeister hat den Vorstand zeitnah, spätestens zur nächsten Vorstandssitzung, über derart beglichene Rechnungen und deren Zweck zu informieren.
  8. Vertretung des Schatzmeisters: Es muss ein Vertreter für den Schatzmeister bestimmt werden, der neben dem Schatzmeister gleichberechtigt Zugriff auf die Buchführung des Vereins hat. (Hiervon sind personalisierte Zugänge zu z. B. Online-Banking ausgeschlossen). Der Vertreter muss Mitglied des Vorstandes sein. [2]

§5 Vorstand als Ansprechpartner

  1. Die einzelnen Vorstandsmitglieder, sowie der gesamte Vorstand, stehen als Ansprechpartner für Probleme zur Verfügung, die von Entitäten des Vereins oder Entitäten aus dem Spaceumfeld an sie herangetragen werden. Diese Probleme werden ernst genommen und vertraulich behandelt und es wird versucht, nach Möglichkeit die angesprochenen Probleme zu lösen, sofern nichts anderes gewünscht ist. [3]

§6 Mitgliedsangelegenheiten

  1. Änderung der Mitgliedsart
    1. Möchte ein Mitglied seine Mitgliedsart ändern, so gilt die Zustimmung des Vorstandes zu einem entsprechenden Antrag als implizit gegeben.
    2. Wenn nicht anders gewünscht, geht der Vorstand davon aus, dass eine Änderung der Mitgliedsart zum 1. des nächsten Monats wirksam wird.
    3. Eine UB-Nummer wird trotzdem der Referenz halber zugewiesen.
  1. Wechsel des Beitragsmodells für ordentliche Mitglieder:
    1. Zeigt ein Mitglied an, dass es zwischen dem ermäßigten Beitrag nach Beitragsordnung §0 Abs. 2 und dem normalen Beitrag nach Beitragsordnung §0 Abs. 0 wechseln möchte, so ist keine Zustimmung des Vorstands notwendig.
    2. Eine UB-Nummer wird trotzdem der Referenz halber zugewiesen.

Anmerkungen

  1. Mit der Verwaltung der physischen Schlüssel zur oberen Tür wird larsan beauftragt.
  2. Die Vertretung des Schatzmeisters wird von Linda Fliß wahrgenommen.
  3. siehe auch: Vorgehen bei Problemen