Vorstandssitzung 2015-12-05

Aus Stratum 0
Wechseln zu:Navigation, Suche

Diese Vorstandssitzung fand am Samstag, 5. Dezember 2015, ab 20:00 in der Küche im Space statt.

Hinweis:
Unsere Satzung besagt in § 8 Nr. 5, dass Mitglieder grundsätzlich berechtigt sind, an Vorstandssitzungen ohne Stimmrecht und ohne Rederecht teilzunehmen. Außerdem kann der Vorstand für einzelne Tagesordnungspunkte beschließen, diese unter Ausschluss der restlichen Mitglieder zu behandeln.
  • Anfang um 20:59
  • Anwesend: larsan, rohieb, chrissi^, comawill, Kasalehlia. hanhaiwen entschuldigt. Öffentlicher Teil mit 1 Gast.
  • Protokoll: rohieb
  • Syntax für Abstimmungen: (Pro|Contra|Enthaltung)

Nichtöffentlicher Teil

Umlaufbeschlüsse

  • Symbol support vote.png Pro UB 2015-09-22-01: Mitgliedsangelegenheit
  • Symbol support vote.png Pro UB 2015-10-08-01: Mitgliedsangelegenheit
  • Symbol support vote.png Pro UB 2015-10-12-01: Mitgliedsangelegenheit

(5|0|0) für Bestätigung.

Öffentlicher Teil

Bericht Kassenprüfung

  • shoragan hat alleine Kasse von chrissi^ geprüft, Kasa saß daneben.
    • Matekasse:
      • besser als letztes Jahr gelaufen, auch wegen Buchungsliste.
      • braucht bessere Doku, was zu machen ist, Formalitäten einfordern
    • Verbrauchsmaterialkasse:
      • hat nicht so toll geklappt, war teilweise zwischendrin im Minus…
      • braucht mehr Doku, mehr Formalien (Kassenbuch!)
    • Geld aus Spendenkassen für Geräte (3D-Drucker, Stickmaschine etc.) sollte auch nur für entsprechende Geräte verwendet werden
    • Spenden zeitnah ausgeben, insbes.
      • CoderDojo
      • Freifunk
      • Stickmaschine
    • Kleinigkeiten wie uneinheitliche Formate für Buchungsnummern
      • lässt sich mit Regressionstests automatisiert erkennen
        • TODO für die nächste Schatzentität
    • Hinweis, dass stromverbrauch innerhalb des Abschlags liegen sollte
    • 10,13€ zuviel an Flyeralarm überwiesen, ist im Prozess der Rücküberweisung
    • Allianz: dauerauftrag eingerichtet, Betrag wurde aber eingezogen
      • Betrag rückgebucht, ist aber dieses Jahr wieder passiert
      • ist in der Klärung
    • Unterlagen für die Kosten der Bankkarte? Vertrag zur Kontoeröffnung?
      • TODO larsan: Beleg Bankkarte/Kontoeröffnung im Archiv suchen
    • Umlaufbeschlüsse müssen die ausgegebenen Summen vollständig abdecken
      • entweder gleich mit Reserve beantragen oder nachträglich Differenzbetrag beschließen
      • gewünscht: verfolgen, wie viel Geld von einem Umlaufbeschluss noch nocht ausgegeben wurde
        • gleiches Tracking für zweckgebundene Spenden
        • TODO: UBs und zweckgebundene Spenden im Finanzen-Git als CSV spezifizieren, dann von dort per Bot ins Wiki tun.

Umlaufbeschlüsse

(5|0|0) für Bestätigung.

TODOs

  • TODO larsan: Rezept vom Essen vor Vorstandssitzung 2015-09-21 bloggen (irgendwas mit Fladen und Rahm)
  • TODO nächster Vorstand: Mail von ista (Betreff „Anschreiben Ista“ vom 13.10.) bzgl. Nebenkostenabrechnung nochmal abgleichen, ob unsere Fragen beantwortet wurden
  • DONE chrissi^/larsan: Hausmeister anrufen wegen Küchenfenster
  • DONE larsan: bei Schuberth anrufen.
    • Fenster werden Dienstag geliefert. Was ist mit den anderen offenen Punkten?
      • TODO Kasa/larsan: am Dienstag ab 8 Uhr Fenster in Empfang nehmen
  • DONE chrissi^ guckt mal, ob er UB 2015-08-01-01 erstattet hat
  • DONE rohieb: Referenz auf den alten UB zu Filamentregelung raussuchen
  • DONE rohieb: Optionsrecht Mietvertrag in die MV-Einladung aufnehmen
  • DONE rohieb: Quorum Beschlussfähigkeit MV wegen Fördermitgliedschaft fixen und Änderungsvorschlag rumschicken
  • TODO comawill: CamBam Plus nochmal auf den Normalverteiler packen und fragen, was Leute so dazu meinen
  • DONE: jemand muss ein Pr3zale für T-Shirts einrichten (Valodim fragen)
    • erledigt durch mailbasiertes Buchungssystem von comawill
  • DONE chrissi: Pingback für Feedback bzgl. Sanktionskatalog auf den Normalverteiler
    • zu lange her inzwischen. Und morgen ist eh Mitgliederversammlung.
  • TODO chrissi^/larsan: Vervollständigung EH15-Policy-Timeline bis zur nächsten Vorstandssitzung und ggf. veröffentlichbare Version erstellen
    • ist nicht veröffentlichbar, zu viele identifizierende Details.
  • TODO chrissi^/rohieb/Kasa: generell mal nach drei Monaten ohne Zahlung automatisiert eine Mail schreiben
    • in progress
  • TODO larsan: nochmal Reminder zu Ankündigungstexte im Namen des Vereins auf den Normalverteiler tun
    • auf Mitgliederversammlung morgen ansprechen
    • Auszug davon auf die Mailingliste
  • TODO: comawill hat vielleicht Zeit, Zuwendungsbescheinigungen zu TeXen
    • hatter bestimmt nochmal irgendwann Zeit für, machter.
  • TODO comawill/larsan: Bekleidung bestellen
  • DONE rohieb, larsan: Banktermin: Umschreibung Kontoeigner, Kontoführungsgebühren
    • DONE: larsan guckt nach Registerauszug
  • Langfristiges TODO: Space-Ordnung durchschauen, aktualisieren und ausmisten.
  • TODO bei Gelegenheit: Valodim und chrissi^ wollen nochmal ne Quelle bzgl. „Förderung des Sports“ raussuchen
    • erstmal niedrige Priorität bis zur nächsten MV mit Satzungsänderungen
  • TODO rohieb: Normalverteiler anschreiben wegen Partypfandregelung
  • TODO: Kasa setzt mal ein CTF-Pad zum Rumspielen auf.
  • TODO chrissi^/rohieb: Protokoll-Workflow in die Best Current Practises aufnehmen
  • DONE chrissi^: Mail verschicken beim Pushen auf das s0v-dokumente.git
  • TODO rohieb: Protokoll schreiben und tl;dr auf normalverteiler

TODOs für die Mitgliederversammlung

  • mit Wahlleitung über Wahlmodus sprechen. Vorschlag:
    • alle Ämter gleichzeitig auf einem Zettel wählen (wenig Papier)
    • Zustimmungswahl (alles ankreuzen, was gewählen werden soll)
    • Nur Leute mit > 50% der Stimmen sind gewählt
    • Besetzung in der Reihenfolge 1V, 2V, Schatzmeister, Beisitzer (nach Stimmenanzahl absteigend), Kassenprüfer.
    • Wahlmodus von der MV mit absoluter Mehrheit absegnen lassen
  • rohieb: Protokoll-Pad-Template vorbereiten
  • generelles TODO: Jahresbericht-Folien automatisieren
  • Berichte:
    • Finanzbericht: chrissi^
    • Rechenschaftsbericht: Kasa
    • Rückblick: larsan
  • Spacekiste als Folienmaschine
    • Presenter / lang genuge Tastatur
  • Sitzgelegenheiten optimieren
  • Tisch für Vorstand/Versammlungsleitung/Protokoll
  • Mitgliederanzahl und Quoren feststellen

Ende um 22:35