Vorstand/Best Current Practices

Diese Seite soll kurz die aktuelle Arbeitsweise des Vorstands zusammenfassen, die über die Geschäftsordnung hinausgeht; also alles, was sich als effizient, nützlich oder nötig erwiesen hat für nachfolgende Vorstandsgenerationen dokumentieren.

Umlaufbeschlüsse

Um Angelegenheiten auch in der Zeit zwischen Vorstandssitzungen beschließen zu können, gibt es sog. Umlaufbeschlüsse. Laut Geschäftsordnung §2 Abs. 2 müssen diese schriftlich und mit Unterschrift oder elektronischer Signatur vorgenommen werden, was im Normalfall über die vorstandsinterne Mailingliste passiert. Das Quorum liegt dabei bei 2/3 der Vorstandsmitglieder (siehe Satzung, §8 Abs. 8, im Gegensatz zu 50% der anwesenden Vorstandsmitglieder auf Vorstandssitzungen), außerdem müssen Umlaufbeschlüsse zur Sicherheit und allgemeinen Kenntnisnahme nochmal kurz auf einer folgenden Vorstandssitzung bestätigt werden.

Es haben sich dabei folgende Verhaltensweisen herausgebildet:

• Jedes Vorstandsmitglied antwortet auf den Antrag einfach mit einem kurzen „+1“ (Zustimmung zum Antrag) oder „-1“ (Ablehnung) an die Vorstands-Mailingliste und signiert die Mail mit einem entsprechenden PGP-Schlüssel, der den anderen Vorstandsmitgliedern bekannt ist. Optional kann die Mail auch anderen Inhalt (z.B. Meinungsäußerungen) enthalten, Hauptsache ist, dass die Stimme für alle Vorstandsmitglieder klar erkennbar ist.
• Um die Übersichtlichkeit zu erleichtern, werden den Mails in der Betreffzeile eine eindeutige Nummer des Umlaufbeschlusses hinzugefügt (unter Anerkennung der Tatsache, dass Betreffzeilen nicht mit PGP signiert werden): [UB YYYY-MM-TT-NN], wobei YYYY-MM-DD das Eingangsdatum darstellt und NN eine laufende Nummer pro Tag (beginnend bei 01).
• Zusätzlich werden alle Umlaufbeschlüsse in Kurzform (UB-Nummer und Betreffzeile, Kosten bei Anschaffungen)) auf der Tagesordnung zur nächsten Vorstandssitzung gesammelt, damit sie bei der Sitzung nicht vergessen werden. Aus Datenschutzgründen werden dabei Mitgliedsangelegenheiten (Beitritt, Antrag auf Ermäßigung, etc.) nur mit dem Betreff „Mitgliedsangelegenheit“ bezeichnet.
  • Sobald der Antrag angenommen/abgelehnt wurde, wird die antragstellende Entität darüber informiert und dem Eintrag im Wiki ein  Pro, respektive  Contra vorangestellt.
    • Es ist sinnvoll, wenn dies direkt die vierte zustimmende Vorstandsentität macht.

Kontovollmacht für den Schatzmeister

Unsere Satzung regelt in §8 Abs. 1, dass je zwei Entitäten aus der Menge { Vorstandsvorsitzender, stellv. Vorsitzender, Schatzmeister } gemeinsam vertretungsberechtigt sind. Die Bank nimmt das sehr genau, und es müssten dann bei jeder Transaktion und auch bei jedem Abruf von Kontoauszügen mindestens zwei dieser Entitäten ihre Zustimmung geben bzw. anwesend sein. Die Bank stellt auch entsprechende Online-Schnittstellen zur Verfügung, die aber eher auf große Unternehmen ausgerichtet sind und sich entsprechend im mehrstelligen Bereich in den Bankgebühren niederschlagen.

Da das Verfahren bei einem ehrenamtlichen Vorstand auf Dauer auch eher hinderlich ist, hat der Vorstand sich nach kurzem Meinungsbild unter den Mitgliedern im Januar 2012 dazu entschlossen, den Schatzmeister nicht als Eigentümer des Kontos zu führen (sondern nur die zwei anderen vertretungsberechtigen Vorstandsmitglieder) und ihm stattdessen eine Vollmacht für das Vereinskonto auszustellen, sodass er seiner Arbeit auch alleine nachgehen kann. Der Vorstand ist sich dabei dem Umstand bewusst, dass der Schatzmeister prinzipiell das gesamte Vereinsvermögen in alkoholische Getränke oder andere Betäubungsmittel umsetzen könnte, das Risiko wird aber als gering bewertet.

Dies hat auch zur Folge, dass nach der Neuwahl einer der vertretungsberechtigen Entitäten auf einer Mitgliederversammlung ein Termin bei der Bank nötig ist, um die Kontobesitzer oder den Inhaber der Vollmacht zu ändern. Dazu ist das Protokoll der Mitgliederversammlung und ein aktueller Vereinsregisterauszug (gibts nach dem Notartermin) nötig sowie die Personalausweise und die Unterschriften der neu gewählten Entitäten.

Mitgliederverwaltung

• Mitgliedsanträge kommen auf üblicherweise auf zwei Wegen zum Vorstand:

1. ) Mitgliedsantragsmail direkt per Mail an die Vorstandsliste oder
2. ) schriftlich oder per Mail an eine Vorstandsentität.

In beiden Fällen wird daraus ein Umlaufbeschluss auf der Vorstandsmailingliste, beim zweiten Fall wird der Antrag ggf. vorher digitalisiert und dann an die Liste weitergeleitet.

Sobald der Umlaufbeschluss durch ist, wird die glückliche Neuentität von einer Vorstandsentität mit einer Begrüßungsmail im Verein willkommen geheißen. Wer diese Mail schickt ist abzusprechen, ging der Antrag zunächst an eine konkrete Vorstandsentität, liegt es nahe, dass diese auch die Begrüßungsmail schickt.

• Es ist Mitgliedsentitäten theoretisch möglich, von einer ordentlichen Mitgliedschaft zu einer Fördermitgliedschaft und umgekehrt zu wechseln. Da unsere Satzung einen Wechsel aber (noch) nicht vorsieht, wird das im Moment als "Austritt und Wiedereintritt" interpretiert und es wird pro forma in einem Umlaufbeschluss darüber abgestimmt. Die Mitgliedsentität wird dann in einer kurzer Mail über die erfolgte Mitgliedsstatusänderung (zum nächsten Monat) informiert.
• Für jedes Mitglied wird ein Mitgliedskonto im JVerein geführt.
• Der Wechsel auf einen geringeren Mitgliedsbeitrag wird vom Vorstand auch formal als Umlaufbeschluss behandelt und durch +1 bestätigt.
• Falls eine Mitgliedsentität mit seinen Mitgliedsbeiträgen in Rückstand gerät, wird die MahnMailMitgliedskonto verwendet. IdR. wird diese E-Mail frühstens bei drei ausstehenden Monatsbeiträgen verschickt.

Materialsamlung zur Referenz

• Merkblatt Datenschutz im Verein, Landesdatenschutzbeauftragter Baden-Württemberg
• Merkblatt Gemeinnützigkeit und Steuerrecht, Oberfinanzdirektion Niedersachsen (inkl. PDFs auf der rechten Seitenleiste)

Weitere Dokumentation

• Schatzkarte, Hinweise zur Buchführung
• Verbrauchsmaterialkasse