Vorstand/Geschäftsordnung

Hinweis:
Die Geschäftsordnung des Vorstands ist im Moment noch im Entwurfsstadium.

1. Der Vorstand teilt seine Aufgabenbereiche wie folgt auf:
   1. Finanzen und Führung der Mitgliederliste: Schatzmeister
   2. Schriftführung und weitere Mitgliedsverwaltung: stellv. Vorsitzender
   3. Merchandise: Neo (nach Rücksprache) nicht mehr möglich… --Daniel Bohrer 22:56, 20. Apr. 2013 (CEST)
   4. Einladungen zu Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen: larsan
   5. Verwaltung der physischen Schlüssel zur oberen Tür: rohieb, oder eine der Beisitzerinnen, wenn jemand will.
2. Datenschutzvereinbarung
   1. Mitgliederdaten
      1. Die nicht vom Vorstand genehmigte Weitergabe von Mitgliederdaten an Dritte ist nicht gestattet und wird mindestens mit Ausschluss aus dem Verein geahndet.
      2. Personenbezogene Mitgliederdaten dürfen nur bei nachgewiesenem berechtigtem Interesse und nach Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung eingesehen werden. Kopien von Datensätzen dürfen nur zum ursprünglich genehmigten Zweck verwendet werden und müssen nach Wegfall oder Nichtigkeit des Zweckes vollständig vernichtet werden.
         • (TODO: Vertraulichkeitserklärung schreiben)
   2. Mailverkehr
      1. Es wird allen Vorstandsmitgliedern empfohlen, Freemailer (GMX, Hotmail, Google Mail, etc.) zu meiden. Stattdessen sollen E-Mail-Konten auf Servern verwendet werden, die entweder (vom Verein oder vom jeweiligen Vorstandsmitglied) selbst gehostet werden, oder bei denen sichergestellt ist, dass eventuelle Nutzerdaten und Mailverkehr nicht abhanden kommen oder mitgelesen werden können.
      2. Umlaufbeschlüsse müssen mit einer vertrauenswürdigen, digitalen Signatur versehen sein (z. B per PGP)
   3. interne "Geschäfte"
      1. TODO…
3. Protokoll der Sitzungen
   1. Die einzelnen Protokolle zu Vorstandssitzungen müssen mindestens beinhalten:
      1. Zeit und Ort der Sitzung, anwesende und fehlende Vorstandsmitglieder (namentlich), Anzahl der Gäste (ohne Namensnennung)
      2. getroffene und abgelehnte Beschlüsse und Anträge
      3. wichtige Argumente zu Diskussionen
   2. Daten, die einzelne Mitglieder für die Öffentlichkeit identifizierbar machen (z.B. Beitrittsdaten, vollständige Realnamen) dürfen nicht ins Protokoll aufgenommen werden. Eine Ausnahme davon stellen ausreichend anonymisierte Aggregationen von Daten dar, die dem allgemeinen Vereinsinteresse unterliegen.
4. Schatzmeister
   1. Der Schatzmeister hat ein Kassenbuch für Girokonto und Barkasse in digitaler Form zu führen.
   2. Chrissi^ 14:09, 27. Jan. 2013 (CET): Vorschlag des Kassenprüfers: Zusätzlich hierzu müssen alle Belege in analoger Form vorliegen. Die analoge Belegsammlung muss es somit erlauben das Kassenbuch zu rekonstruieren.
   3. Der Schatzmeister hat das Kassenbuch in einer Form zu führen, wo es dem restlichen Vorstand erlaubt dies jederzeit einsehen oder bei längerer Abwesenheit des Schatzmeisters weiterzuführen.
   4. Der Schatzmeister hat für alle ausgehenden Zahlungen folgende Nachweise zu führen:
      1. Quittung / Rechnung / Abschlagsplan als Nachweis der Höhe der Summe
      2. Legitimation des Zahlungsausganges durch Referenz auf den Vorstandsbeschluss
      3. Angabe, für welches Projekt der Zahlungsausgang verwendet wird
   5. Der Schatzmeister hat für jedes Mitglied ein Mitgliedskonto zu führen, auf dem alle gezahlten Mitgliedsbeiträge des Mitglieds, sowie die monatlich fälligen Mitgliedsbeiträge gebucht werden.
   6. Rechnungen bis zu 50€ kann der Schatzmeister ohne Beschluss der restlichen Vorstandsmitglieder begleichen.
      1. Chrissi^ 14:09, 27. Jan. 2013 (CET): Die Rechnungen müssen einen direkten Bezug zum Betrieb des Space haben. Rechnungen mit Projektbezug sind grundsätzlich durch den Vorstand zu Beschließen.
      2. Chrissi^ (Diskussion) 22:54, 12. Mär. 2013 (CET): Die Rechnungen können darüber hinaus auch direkt mit dem Betrieb des Verein zusammenhängen (Ummeldegebühren beim Amtsgericht, Notarkosten, ...).
      3. Chrissi^ 14:09, 27. Jan. 2013 (CET): Der Schatzmeister hat den Vorstand zeitnah, spätestens nach einem Monat, über die beglichenen Rechnungen und deren Zweck zu informieren.