Umlaufbeschluss

Vom Umlaufverfahren, vom schriftlichen Beschlussverfahren oder vom „schriftlichen Verfahren“ spricht man, wenn Beschlüsse ohne Zusammenkunft durch Gegenzeichnen der Beteiligten auf schriftlichem Wege gefasst werden. Dies bietet sich vor allem dann an, wenn kein Diskussionsbedarf vorhanden, aber ein formaler Beschluss notwendig ist. So können dringende Angelegenheiten geregelt werden, ohne dass ein Treffen der Mitglieder eines Gremiums nötig ist.

— Wikipedia

Der Vorstand bedient sich größtenteils dieser Beschlussform per Mail. Dazu regelt die Satzung, §8 Abs. 8, dass Umlaufbeschlüsse des Vorstands auf der nächsten Vorstandssitzung bestätigt (oder wiederrufen) werden müssen. Die Geschäftsordnung des Vorstands regelt zusätzlich, dass die Beschlüsse PGP-signiert werden müssen.

Für die Kassenprüfung ist wichtig, dass jede Zahlung des Vereins von einem Beschluss (entweder Vorstandsbeschluss oder Beschluss der Mitgliederversammlung) gedeckt ist.

Jeder Beschluss des Vorstands bekommt eine eindeutige Bezeichnung, die sich nach dem Schema UB YYYY-MM-DD-ZZ richtet:

• UB sind die Buchstaben U und B, nacheinander ohne Leerstelle. (Früher stand das mal als Abkürzung für „Umlaufbeschluss“, inzwischen für „Universalbschlussnummer“, weil alle Vorstandsbeschlüsse zur Nachverfolgbarkeit eine solche Nummer bekommen.)
• YYYY ist das Jahr, in dem der Umlaufbeschluss getätigt wurde, in vierstelliger Form
• MM ist der Kalendermonat, in dem der Umlaufbeschluss getätigt wurde, in zweistelliger Form
• DD ist der Kalendertag, in dem der Umlaufbeschluss getätigt wurde, in zweistelliger Form
• ZZ ist eine zweistellige Zahl, die bei 01 beginnt und hochgezählt wird, um mehrere Umlaufbeschlüsse an einem Tag unterscheidbar zu machen.