Schatzkarte: Unterschied zwischen den Versionen
(Dokumentation der regelmäßigen Aufgaben) |
Ktrask (Diskussion | Beiträge) (Links angepasst zu den Finanzkram repos.) |
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Um das Jverein als zentrales Tool sind im Laufe der Zeit weitere Tools als Helfer entstanden: | Um das Jverein als zentrales Tool sind im Laufe der Zeit weitere Tools als Helfer entstanden: | ||
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** Test-suite, die in einem Post-Commit Hook des Git-Hosts durchgeführt wird. | ** Test-suite, die in einem Post-Commit Hook des Git-Hosts durchgeführt wird. | ||
** Mit den Tests sollen regelmäßig bei den Kassenprüfung auftretende Fehler vor der Kassenprüfung gefunden werden. | ** Mit den Tests sollen regelmäßig bei den Kassenprüfung auftretende Fehler vor der Kassenprüfung gefunden werden. | ||
− | * [https://gitli.stratum0.org/ | + | * [https://gitli.stratum0.org/schatzmeister/H2SqlServer H2SqlServer] |
** Stellt eine Socket-Schnittstelle auf die H2SQL-Datenbank JVereins zur Verfügung. Wird von weiteren Tools genutzt, um Änderungen und Auswertungen an der Datenbank durchführen zu können. | ** Stellt eine Socket-Schnittstelle auf die H2SQL-Datenbank JVereins zur Verfügung. Wird von weiteren Tools genutzt, um Änderungen und Auswertungen an der Datenbank durchführen zu können. | ||
− | ** | + | * [https://gitli.stratum0.org/schatzmeister/python3-jverein python3-jverein] |
− | * [https://gitli.stratum0.org/ | + | ** Client-Library für Python, die direkt mit dem H2Sql Server sprechen kann. |
− | ** Erstellt aus | + | ** Hierüber lassen sich auch Mitgliedskonten abfragen |
+ | * [https://gitli.stratum0.org/schatzmeister/jverein-zuwendungsbescheinigung jverein-zuweundungsbescheinigung] | ||
+ | ** Erstellt aus der Datenbank automatisiert Zuwendungsbescheinigungen für Mitgliedsbeiträge als PDF. | ||
** Enthält auch ein Latex-Template für die Zuwendungsbescheinigungen. | ** Enthält auch ein Latex-Template für die Zuwendungsbescheinigungen. | ||
− | * [https://gitli.stratum0.org/ | + | ** Wenn eine Adresse in der Datenbank hinterlegt wurde, wird diese verwendet. |
+ | * [https://gitli.stratum0.org/schatzmeister/finanz-helper finanz-helper] | ||
** Sammlung von mehreren kleinen Tools. | ** Sammlung von mehreren kleinen Tools. | ||
** Erstellen von Buchungsbelegen für folgende Fälle: | ** Erstellen von Buchungsbelegen für folgende Fälle: | ||
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*** Umbuchung zwischen internen Konten | *** Umbuchung zwischen internen Konten | ||
** Senden aller Mitgliedskontoauszüge aus einem Ordner an das jeweilige Mitglied | ** Senden aller Mitgliedskontoauszüge aus einem Ordner an das jeweilige Mitglied | ||
− | * [https://gitli.stratum0.org/ | + | * [https://gitli.stratum0.org/schatzmeister/jverein-beitragshelfer jverein-beitragshelfer] |
** Tool zum automatisierten Zuordnen von eingegangenen Buchungen zu den entsprechenden Mitgliedern. | ** Tool zum automatisierten Zuordnen von eingegangenen Buchungen zu den entsprechenden Mitgliedern. | ||
* DEPRECATED [https://gitli.stratum0.org/stratum0/jverein-guthabenstat jverein-guthabenstat] | * DEPRECATED [https://gitli.stratum0.org/stratum0/jverein-guthabenstat jverein-guthabenstat] |
Version vom 14. Februar 2020, 19:56 Uhr
Schatzkarte | |
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Beschreibung: | Eine Übersicht über die Buchführung des Schatzmeisters für den Verein. |
Kontakt: | Schatzmeister |
Status: | aktiv (Was heißt das?) |
Inhaltsverzeichnis
- 1 Ziel dieser Seite
- 2 Arbeitsumgebung
- 3 Operatives
- 3.1 Regelmäßige Aufgaben
- 3.2 Konten im JVerein
- 3.2.1 Konto: Barkasse
- 3.2.2 Konto: 3D-Drucker Filamentspenden
- 3.2.3 Konto: Pfand für Physische Schlüssel
- 3.2.4 Konto: Spenden for Plotter-Material
- 3.2.5 Konto: Spenden für Material Stickmaschine
- 3.2.6 Konto: Erstattungskasse Verbrauchsmaterial
- 3.2.7 Konto: Matekasse
- 3.2.8 Konto: Girokonto
- 3.2.9 Konto: Rückstellungen Giro
- 3.3 Buchungsklassen und Buchungsarten
- 3.4 Mitgliedsbeitrag
- 3.5 Buchungen
- 3.6 Mitgliederverwaltung
Ziel dieser Seite
Ziel dieser Seite ist die Dokumentation der Struktur der Buchführung für den Verein. Die Dokumentation soll dabei zum Einen einen Überblick über die Aktivitäten im Hintergrund geben und zum Anderen als Anleitung für zukünftige Schatzmeister und Kassenprüfer gelten.
Diese Seite soll aber keine Einführung in JVerein sein. Das ist auf deren Webseite aktueller.
Arbeitsumgebung
JVerein
Als Buchhaltung kommt JVerein zum Einsatz. Prinzipiell unterstützt JVerein den Einsatz eines SQL-Servers im Netzwerk als Backend. Um allerdings Änderungen an der Datenbank ebenfals Versionieren zu können, setzen wir JVerein mit einer lokalen Datenbank ein.
Versionverwaltung
Alle finanz-relevanten Daten liegen in einem git. In dem Repository werden dabei rücksicktslos auch Binärdateien eingecheckt. Es gibt ein zentral gehostetes Repository, über das die Arbeitskopien synchron gehalten werden.
Das Repo hat folgende Struktur:
./s0v-finanz |- .jameica Arbeitsverzeichnis von JVerein. |- 2012 Buchführung und Belege für 2011 und 2012. |- Buchfuehrung2012.ods Buchführung des Vereins bis Ende 2012. Dient nur noch als Referenz. Die Daten wurden ins JVerein übernommen. |- Belege Verzeichnis mit digitalen Kopien der Buchungsbelege |- 2013 |- Belege Verzeichnis mit digitalen Kopien der Buchungsbelege |- Jahresbericht Verzeichnis mit dem Jahresbericht des Schatzmeisters |- Prüfung Verzeichnis mit Unterlagen zur Kassenprüfung |- Auswertungen Auswertungen der Datenbank, z.B. Mitgliedskontenauszüge |- Vorlagen Vorlagen rund um das Schatzmeistern
Die Struktur des Ordners 2013 wiederholt sich für alle weiteren Jahre.
Locking
Bei der Versionierung von Binärdateien (Jverein-Datenbank) muss sichergestellt werden, dass nicht aus Versehen zwei Vorstandsentitäten gleichzeitig am Datenbestand arbeiten – ansonsten müsste man beide Änderungen auf Binärebene miteinander vereinen, und das will wirklich niemand. Deshalb wird mit Locking gearbeitet, wofür das gitolite auf theodem Unterstützung mitbringt.
- Vor Beginn der Arbeit wird das Skript
./lock.sh
ausgeführt, das die entsprechenden Dateien sperrt und gleichzeitig auch neue Git-Revisionen holt. - Dann kann JVerein benutzt und Git-Commits erstellt werden.
- Nach Beginn der Arbeit wird das Skript
./unlock.sh
benutzt, um die neuen Revisionen auf den Server zu pushen und das Repo wieder zu entsperren.- Falls dieser Schritt vergessen wird, bekommt der nächste Benutzer beim Locking eine Fehlermeldung:
FATAL: '.jameica/jverein/h2db/jverein.h2.db' locked by 'rohieb' since Sun Apr 23 17:23:46 2017
In diesem Fall den entsprechenden Benutzer treten, oder dem Schatzmeister Bescheid sagen, um das Lock per Admin-Zugriff zu überschreiben. (Relevante Doku dazu)
- Falls dieser Schritt vergessen wird, bekommt der nächste Benutzer beim Locking eine Fehlermeldung:
Erweiterte Toollandschaft
- Talk von Emantor dazu: Das Stratum 0 Finanzautomatisierungssystem
Um das Jverein als zentrales Tool sind im Laufe der Zeit weitere Tools als Helfer entstanden:
- jverein-regressionstests
- Test-suite, die in einem Post-Commit Hook des Git-Hosts durchgeführt wird.
- Mit den Tests sollen regelmäßig bei den Kassenprüfung auftretende Fehler vor der Kassenprüfung gefunden werden.
- H2SqlServer
- Stellt eine Socket-Schnittstelle auf die H2SQL-Datenbank JVereins zur Verfügung. Wird von weiteren Tools genutzt, um Änderungen und Auswertungen an der Datenbank durchführen zu können.
- python3-jverein
- Client-Library für Python, die direkt mit dem H2Sql Server sprechen kann.
- Hierüber lassen sich auch Mitgliedskonten abfragen
- jverein-zuweundungsbescheinigung
- Erstellt aus der Datenbank automatisiert Zuwendungsbescheinigungen für Mitgliedsbeiträge als PDF.
- Enthält auch ein Latex-Template für die Zuwendungsbescheinigungen.
- Wenn eine Adresse in der Datenbank hinterlegt wurde, wird diese verwendet.
- finanz-helper
- Sammlung von mehreren kleinen Tools.
- Erstellen von Buchungsbelegen für folgende Fälle:
- Bar-Einzahlung in ein internes Konto
- Umbuchung zwischen internen Konten
- Senden aller Mitgliedskontoauszüge aus einem Ordner an das jeweilige Mitglied
- jverein-beitragshelfer
- Tool zum automatisierten Zuordnen von eingegangenen Buchungen zu den entsprechenden Mitgliedern.
- DEPRECATED jverein-guthabenstat
- Tool zum Erstellen einer tageweisen Guthabenstatistik über alle Konten.
- Der Export kann anschließend z.B. im Finanzbericht eingesetzt werden.
- Sollte irgendwann einmal durch einen ReWrite ersetzt werden.
- DEPRECATED jverein-member-reports
- Tool zum Erstellen der Mitgliedskontoauszüge
- Sollte irgendwann einmal durch einen ReWrite ersetzt werden.
- DEPRECATED jverein-finance-report
- Tool zum Erstellen von Finanz-Statistiken über den Verein.
- Sollte irgendwann einmal durch einen ReWrite ersetzt werden.
Operatives
Regelmäßige Aufgaben
Die hier gelisteten Aufgaben sind in eine MUSS und SOLL Kategorie geordnet. SOLL Aufgaben erleichtern die gesamte Buchführung, MUSS Aufgaben sollten in jedem Fall regelmäßig durchgeführt werden. Dafür eignet sich gut das Vorstandstreffen am Anfang des Monats.
Monatlich
MUSS:
- Kassen zählen
SOLL:
- Spendendosen leeren
- Matekasse nachführen
- Verbrauchsmaterial nachführen
- Belege einscannen/drucken
- Belege im git einchecken
Jährlich
MUSS:
- Jahresbericht erstellen
Konten im JVerein
Für den Verein werden im JVerein mehrere Konten mit unterschiedlichen Aufgaben abgebildet. Ein Konto kann dabei z.B. sein: Das Girokonto, die Barkasse, etc. Jedes Konto kann dabei in Unterkonten gegliedert sein.
Es gilt dabei folgendes:
- Ein (Haupt-) Konto ist dabei jeweils die Kasse bzw. das Konto in dem das Geld wirklich liegt. Hauptkonten haben als Kontonummer eine Zahl.
- Interne (Haupt-) Konten haben immer eine dreistellige Nummer. Externe (z.B. das Giro) haben wahrscheinlich eine längere.
- Unterkonten sind eine Segmentierung eines Hauptkontos. Dabei wird eine Menge Geld in einem Haupt-Konto für einen speziellen Zweck reserviert.
- Unterkonten werden durch Anhängen des Suffix "-$N" gebildet. Dabei ist $N der fortlaufende Index der Unterkonten des Hauptkontos.
- Die Summe der Beträge in einem Haupt- und seiner Unterkonten entspricht der Menge an Geld die tatsächlich in dieser Ablage vorhanden ist.
- Jedes Konto trägt am Anfang seines Namens einen Buchstaben als Kennung. Dieser Buchstabe wird bei der Bildung der Belegnummer verwendet.
Bei Erstellung des Artikels vorhandene Konten:
100 (B) Barkasse Stratum0 100-1 (D) 3D-Drucker Filamentspenden 100-2 (P) Pfand für Physische Schlüssel 100-3 (F) Spenden for Plotter-Material 100-4 (S) Spenden für Material Stickmaschine 101 (V) Erstattungskasse Verbrauchsmaterial 102 (M) Matekasse 200024917 (G) Girokonto des Vereins 200*-1 (R) Rückstellungen Giro
Wird Geld zwischen Konten verschoben, muss im JVerein eine Umbuchung zwischen den Konten stattfinden. Dies gilt auch, wenn eine Umbuchung zwischen Haupt- und Unterkonto stattfindet, z.B. wenn Geld aus einem Konto mit Zweckbindung in das zugehörige Hauptkonto verschoben wird.
Konto: Barkasse
Konto, dass nicht zweckgebundenes Geld enthält.
Konto: 3D-Drucker Filamentspenden
Konto mit zweckgebundenem Geld aus der 3D-Druck Spendenbox
Konto: Pfand für Physische Schlüssel
Konto mit für ausgegebene Schlüssel eingenommenes Pfand. Geld ist nicht für operatives Geschäft verfügbar, da es bei Rückgabe des Schlüssels ebenfalls zurückgegeben werden muss. Für die Dokumentation der Schlüsselübergabe gibt es ein Template in:
./s0v-dokumente/vorlagen/Schluesselquittung.odt
Konto: Spenden for Plotter-Material
Konto mit zweckgebundenem Geld aus der Plotter Spendenbox.
Konto: Spenden für Material Stickmaschine
Konto mit zweckgebundenem Geld aus der Stickmaschinen Spendenbox.
Konto: Erstattungskasse Verbrauchsmaterial
Kasse, die im Space steht und es Mitgliedern erlaubt sich Verbrauchsmaterial direkt und ohne Antrag an den Vorstand selber zu erstatten. Dies soll Mitglieder motivieren notwendiges Verbrauchsmaterial selbständig zu beschaffen und das Geld dafür unbürokratisch zurück zu bekommen. Die Kasse wird i.d.R. mit 20 bis 50€ "aufgeladen", wenn die Einlage zu gering geworden ist.
In dieser Kasse ist durch die Mitglieder ein Kassenbuch zu führen, dass alle Geldbewegungen abbildet.
Konto: Matekasse
Kasse des Space-Kiosk für Getränke und Süßkram.
In dieser Kasse ist durch die Mitglieder ein Kassenbuch zu führen, dass alle Geldbewegungen abbildet.
Konto: Girokonto
Girokonto. Konto, dass nicht zweckgebundenes Geld enthält.
Konto: Rückstellungen Giro
Auf diesem Konto sind Gelder für zu erwartende Sonderausgaben besonders allokiert.
Buchungsklassen und Buchungsarten
Die Buchungsklassen und Buchungsarten dienen der Gruppierung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung des Vereins.
Buchungsarten werden in Buchungsklassen gruppiert. Innerhalb Buchungsklassen selber werden danach auch wieder Ein- und Ausgaben gruppiert.
Die Buchungsklassen haben dabei folgende Struktur:
- 1000er-Klassen: Einnahmen des Vereins
- 2000er-Klassen: Ausgaben des Vereins
- 3000er-Klassen: Umbuchungen zwischen Vereinskonten
Innerhalb dieser Klassen können somit einzelne Buchungsklassen für bestimmte Zwecke definiert werden:
1000 Einnahmen |- 1001 Mitgliedsbeitrage |- 1002 Spenden 2000 Ausgaben |- 2001 Verein |- 2002 Space 3000 Umbuchungen |- 3000 Umbuchungen
Die Strukturierung in Buchungsklassen und Buchungsarten sollte so feingliedrig gewählt werden, dass sie übersichtlich Darstellt, welche (finanziellen) Aktivitäten im Verein stattgefunden haben. Diese Struktur wird sowohl für den Finanz-Jahresbericht, als auch für die Steuererklärung gegenüber dem Finanazamt herangezogen.
Mitgliedsbeitrag
JVerein führt für jedes Mitglied ein Mitgliedskonto. Auf diesem werden die fälligen Beiträge (SOLL-Buchungen) (anhand der Beitragsklassen bzw. der Abrechnungsläufe, sowie besonders angelegter Fälligkeiten) und die gezahlten Mitgliedsbeiträge (IST-Buchungen) gegenüber gestellt.
Ein Mitgliedskonto ist im JVerein allerdings kein echtes Konto mit Buchungsvorfällen, sondern eine Liste von SOLL-Buchungen. An jede SOLL-Buchung kann anschließend genau eine IST-Buchung angehangen werden. JVerein geht also, davon aus, jedes Mitglied jede Fälligkeit mit genau einer Buchung begleicht - was natürlich im Stratum 0 nicht der Fall ist. Das führt an manchen Stellen zu interessantem Verhalten der Software.
Im Stratum 0 ist Mitgliedsbeitrag monatlich fällig. Daher wird für jeden Monat ein Abrechnungslauf durchgeführt und somit SOLL-Buchungen auf allen Mitgliedskonten erzeugt.
Mitgliedsbeiträge gehen dem Verein nur durch Überweisungsgutschriften, sowie Bar-Einzahlungen zu. Lastschrift wird nicht angeboten.
Beitragsklassen
Im JVerein können Beitragsklassen als Presets für den fälligen Mitgliedsbeitrag je Abrechnungszeitraum angelegt werden. Hierfür sind typischerweise Vollzahler und ermäßigte Zahler definiert. Diese Presets können allerdings für jedes Mitglied individuell überschrieben werden.
Zahlt ein Mitglied einen durch ein Preset abgedeckten Mitgliedsbeitrag, so sollte auch dieses Preset verwendet werden.
Zahlt ein Mitglied einen anderen Beitrag, so kann ein individueller Beitrag das Preset überschreiben. Individuelle Beiträge sind z.B. für Mitglieder mit individuellem Beitrag und Fördermitglieder üblich.
Falls ein Mitglied einen Ermäßigungsantrag stellt, gilt dieser nur für ein Jahr. Dafür kann in der Mitgliederverwaltung beim Bearbeiten eines Mitglieds auf dem Reiter "Mitgliedschaft" eine zukünftige Beitragsgruppe erstellt werden, die von JVerein automatisch ab einem bestimmten Datum gesetzt wird.
Abrechnungslauf durchführen
Beim durchführen eines Abrechnungslauf sind folgende Schritte zu beachten:
- Als Stichtag für die Abrechung sollte der letzte des Monats angegeben werden. Somit werden auch Mitglieder erfasst, die im Laufe des Monats eingetreten sind (und für die auch Mitgliedsbeitrag für einen ganzen Monat fällig wird).
- JVerein möchte umbedingt angegebene SEPA-Fälligkeiten haben. Da kann man den vorgeschlagenen Wert akzeptieren.
- Abrechnungsziel ist "Alle".
- Freitext der Abrechnung ist "Mitgliedsbeitrag MM.YYYY".
- Nach einem Klick auf den "Make it so"-Button muss man die von JVerein generierten XML-Dateien speichern. Diese werden im Weiteren nicht benötigt - ohne diesen Schritt führt JVerien die Abrechnung allerdings nicht durch.
Zuordnung der monatlichen IST-Buchungen
Um das Zuordnen der monatlich eingehenden Mitgliedsbeiträge auf die Mitgliedskonten zu erleichtern gibt es das Tool jverein-beitragshelfer. Um dieses Tool einzusezten sind folgende Schritte notwendig:
- Durchführen des Abrechnungslauf.
- Import der neuen Buchungen vom Giro-Konto ins Hibiscus und ins JVerein.
- JVerein schließen.
- jverein-beitragshelfer:allocate.py ausführen.
- Dieses Tool benötigt den H2SqlServer. Um es möglichst einfach zu Starten wird das Script ./s0v-finanz/allocate.sh eingesetzt.
- Dieses Tool verwendet in ./s0v-finanz/allow.csv abgelegte Muster zur Zuordnung der Buchungen zu den Mitgliedern. Diese Datei ist ist Teil des Repos.
- Das Tool ordnet möglichst viele Buchungen anhand der Muster zu.
- JVerein öffnen und verbleibende Buchungen von Hand zuordnen.
Buchungen
Mitgliederverwaltung
In der JVerein-Navigation unter Start → JVerein → Mitglieder.
Neues Mitglied anlegen
Der Button "Neu" ist etwas versteckt rechts unten auf der Seite.
- Als "Adressierungszusatz" darf ein Nickname eingegeben werden, um die Mitglieder zuordnen zu können.
- In JVerein ist es leider nicht möglich, ein ausgetretenes Mitglied wieder aufzunehmen, also mehr als ein Eintritts- oder Austrittsdatum einzustellen. Fürs Archiv sollte der alte Datensatz aber bestehen bleiben. In diesem Fall den alten Mitgliedsdatensatz ändern (z.B. "Nachname" auf "Nachname/1" ändern), um die Datensätze unterscheiden zu können. (Für ausgetretene Mitglieder werden eh keine Abrechnungsdaten/-mails mehr erzeugt, sodass niemand außer uns die Änderung im Nachnamen zu Gesicht bekommt :P)
- Danach kann man das umbenannte Mitglied einfach per Rechtsklick duplizieren und wieder als neuen Datensatz einpflegen.
- Das Geschlecht wird offiziell nicht erhoben, ist aber ein Pflichtfeld, sollte auf "ohne Angabe" gesetzt werden.
- Auf dem Reiter "Mitgliedsbeitrag" die entsprechende Kategorie einstellen, oder einen individuellen Beitrag eingeben. Siehe #Mitgliedsbeitrag für mehr Infos.
- Eintrittsdatum ist das Datum des Antrags, z.B. Date-Header in der E-Mail, oder das Anfangsdatum der Mitgliedschaft, wenn das vom Mitglied anders gewünscht wurde.
- Alle anderen Registerseiten können so gelassen werden, werden nicht benötigt.
- Dann Mitglied speichern.
Falls diesen Monat noch kein Abrechnungslauf stattgefunden hat, ist der Prozess beendet (Indikator: haben andere Mitglieder schon Sollbuchungen für diesen Monat auf ihren Mitgliedskonten?). Andernfalls muss noch der erste Mitgliedsbeitrag manuell als Sollbuchung hinzugefügt werden:
- Dazu das Mitglied bearbeiten (Doppelklick in der Liste)
- Auf dem Reiter "Mitgliedskonto" mit Rechtsklick eine neue Buchung mit dem Mitgliedsbeitrag hinzufügen:
- das Eintrittsdatum einstellen
- Verwendungszweck nach dem Schema Mitgliedsbeitrag MM.YYYY
- entsprechenden Betrag setzen
- Buchungsart 1000 - (E) IdB: Mitgliedsbeitrag
Mitgliedschaft beenden
- Kündigungsdatum ist nicht unbedingt nötig, ich trage dort aber immer das Datum aus der entsprechenden E-Mail o.ä. ein, damit sie später unter Umständen besser auffindbar ist.
- Austrittsdatum ist immer der letzte Tag eines Monats.
- Falls Beitragserlass gewährt wurde, eine entsprechende Sollbuchung erstellen, sodass das Konto ausgeglichen ist.
Weiteres Vorgehen:
- Schlüsselgewalt entziehen (StratumKey-SSH-Zugang, Fahrradkeller, sonstige Schlüssel, inkl. Pfandrückgabe)