Schatzkarte

Schatzkarte
Beschreibung:	Eine Übersicht über ie Buchführung des Schatzmeisters für den Verein.
Kontakt:	Schatzmeister
Status:	aktiv (Was heißt das?)

Ziel dieser Seite

Ziel dieser Seite ist die Dokumentation der Struktur der Buchführung für den Verein. Die Dokumentation soll dabei zum Einen einen Überblick über die Aktivitäten im Hintergrund geben und zum Anderen als Anleitung für zukünftige Schatzmeister und Kassenprüfer gelten.

Diese Seite soll aber keine Einführung in JVerein sein. Das ist auf deren Webseite aktueller.

Arbeitsumgebung

JVerein

Als Buchhaltung kommt JVerein zum Einsatz. Prinzipiell unterstützt JVerein den Einsatz eines SQL-Servers im Netzwerk als Backend. Um allerdings Änderungen an der Datenbank ebenfals Versionieren zu können, setzen wir JVerein mit einer lokalen Datenbank ein.

Versionverwaltung

Alle finanz-relevanten Daten liegen in einem git. In dem Repository werden dabei rücksicktslos aus Binärdateien eingecheckt. Es gibt ein zentral gehostetes Repository, über das die Arbeitskopien synchron gehalten werden.

Das Repo hat folgende Struktur:

./s0v-finanz
   |- .jameica            Arbeitsverzeichnis von JVerein. 
   |- 2012                Buchführung und Belege für 2011 und 2012.
        |- Buchfuehrung2012.ods    Buchführung des Vereins bis Ende 2012. Dient nur noch als Referenz.
                                   Die Daten wurden ins JVerein übernommen.
        |- Belege                  Verzeichnis mit digitalen Kopien der Buchungsbelege
   |- 2013
        |- Belege                  Verzeichnis mit digitalen Kopien der Buchungsbelege
        |- Jahresbericht           Verzeichnis mit dem Jahresbericht des Schatzmeisters
        |- Prüfung                 Verzeichnis mit Unterlagen zur Kassenprüfung
   |- Auswertungen                 Auswertungen der Datenbank, z.B. Mitgliedskontenauszüge
   |- Vorlagen                     Vorlagen rund um das Schatzmeistern

Die Struktur des Ordners 2013 wiederholt sich für alle weiteren Jahre.

Erweiterte Toollandschaft

Um das Jverein als zentrales Tool sind im Laufe der Zeit weitere Tools als Helfer entstanden:

• jverein-regressionstests
  • Test-suite, die in einem Post-Commit Hook des Git-Hosts durchgeführt wird.
  • Mit den Tests sollen regelmäßig bei den Kassenprüfung auftretende Fehler vor der Kassenprüfung gefunden werden.
• H2SqlServer
  • Stellt eine Socket-Schnittstelle auf die H2SQL-Datenbank JVereins zur Verfügung. Wird von weiteren Tools genutzt, um Änderungen und Auswertungen an der Datenbank durchführen zu können.
  • Es gibt eine Client-Library für Python, die direkt mit diesem Server sprechen kann.
• jverein-zuweundungsbescheinigung
  • Erstellt aus Mitgliedskontoauszügen automatisiert Zuwendungsbescheinigungen für Mitgliedsbeiträge als PDF.
  • Enthält auch ein Latex-Template für die Zuwendungsbescheinigungen.
• finanz-helper
  • Sammlung von mehreren kleinen Tools.
  • Erstellen von Buchungsbelegen für folgende Fälle:
    • Bar-Einzahlung in ein internes Konto
    • Umbuchung zwischen internen Konten
  • Senden aller Mitgliedskontoauszüge aus einem Ordner an alle Mitglieder
• jverein-beitragshelfer
  • Tool zum automatisierten Zuordnen von eingegangenen Buchungen zu den entsprechenden Mitgliedern.
• DEPRECATED jverein-guthabenstat
  • Tool zum Erstellen einer tageweisen Guthabenstatistik über alle Konten.
  • Der Export kann anschließend z.B. im Finanzbericht eingesetzt werden.
  • Sollte irgendwann einmal durch einen ReWrite ersetzt werden.
• DEPRECATED jverein-member-reports
  • Tool zum Erstellen der Mitgliedskontoauszüge
  • Sollte irgendwann einmal durch einen ReWrite ersetzt werden.
• DEPRECATED jverein-finance-report
  • Tool zum Erstellen von Finanz-Statistiken über den Verein.
  • Sollte irgendwann einmal durch einen ReWrite ersetzt werden.

Umgang mit JVerein

Konten im JVerein

Für den Verein werden im JVerein mehrere Konten mit unterschiedlichen Aufgaben abgebildet. Ein Konto kann dabei z.B. sein: Das Girokonto, die Barkasse, etc. Jedes Konto (ausser dem Giro) kann dabei in Unterkonten gegliedert sein.

Es gilt dabei folgendes:

• Ein (Haupt-) Konto ist dabei jeweils die Kasse bzw. das Konto in dem das Geld wirklich liegt. Hauptkonten haben als Kontonummer eine Zahl.
• Interne (Haupt-) Konten haben immer eine dreistellige Nummer. Externe (z.B. das Giro) haben wahrscheinlich meißt eine längere.
• Unterkonten sind eine Segmentierung eines Hauptkontos. Dabei wird eine Menge Geld in einem Haupt-Konto für einen speziellen Zweck reserviert.
• Unterkonten werden durch Anhängen des Suffix "-$N" gebildet. Dabei ist $N der fortlaufende Index der Unterkonten des Hauptkontos.
• Die Summe der Beträge in einem Haupt- und seiner Unterkonten entspricht der Menge an Geld die tatsächlich in dieser Ablage vorhanden ist.

Beispielhaft ein Auszug der bei Erstellung des Artikels vorhandenen Konten:

100             Barkasse Stratum0
100-1           3D-Drucker Filamentspenden (Zweckgebundene Bargeldspenden)
100-2           Einbehaltenes Pfandgeld für ausgegebene physische Schlüssel zum Space
101             Erstattungskasse Verbrauchsmaterial
20002...        Girokonto des Vereins

Wird Geld physisch zwischen Konten verschoben, muss im JVerein eine Umbung zwischen den Konten stattfinden. Die Buchführung soll ja die Realität abbilden.

Buchungsklassen und Buchungsarten

Die Buchungsklassen und Buchungsarten dienen der Gruppierung der Gewinn-und-Verlust-Rechnung des Vereins.

Buchungsarten werden in Buchungsklassen gruppiert. Innerhalb Buchungsklassen selber werden danach auch wieder Ein- und Ausgaben gruppiert.

Die Buchungsklassen haben dabei folgende Struktur:

• 1000er-Klassen: Einnahmen des Vereins
• 2000er-Klassen: Ausgaben des Vereins
• 3000er-Klassen: Umbuchungen zwischen Vereinskonten

Innerhalb dieser Klassen können somit einzelne Buchungsklassen für bestimmte Zwecke definiert werden:

1000 Einnahmen
 |- 1001 Mitgliedsbeitrage
 |- 1002 Spenden
2000 Ausgaben
 |- 2001 Verein
 |- 2002 Space
3000 Umbuchungen
 |- 3000 Umbuchungen

TO DO: Buchungsarten

Mitgliedsbeitrag

TO DO: Beitragsklassen. Angabe von Individual-Beiträgen und Befreiungen.

TO DO: SOLL-Buchung auf Mitgliedskonten

TO DO: Zuornung einer Zahlung auf ein Mitgliedskonto

TO DO: Splitbuchungen bei Überweisungen aus Mitgliedsbeiträgen und spenden

Umbuchen

TO DO: Umbuchen zwischen Konten