Vorstand/Geschäftsordnung

Hinweis:
Die Geschäftsordnung des Vorstands ist im Moment noch im Entwurfsstadium.

1. Der Vorstand teilt seine Aufgabenbereiche wie folgt auf:
   1. Finanzen und Führung der Mitgliederliste: Schatzmeister
   2. Schriftführung und weitere Mitgliedsverwaltung: stellv. Vorsitzender
   3. Merchandise: Neo (nach Rücksprache)
   4. Einladungen zu Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen: larsan
   5. Verwaltung der physischen Schlüssel zur oberen Tür: rohieb, oder eine der Beisitzerinnen, wenn jemand will.
2. Datenschutzvereinbarung
   1. Mitgliederdaten
      1. Mitgliederdaten dürfen nur bei nachgewiesenem berechtigen Interesse und nach Unterzeichnung einer Datenschutzvereinbarung eingesehen werden.
      2. Die Weitergabe von Mitgliederdaten an Dritte ist nicht gestattet und wird mindestens mit Ausschluss aus dem Verein geahndet.
   2. Mailverkehr
      1. Es wird allen Vorstandsmitgliedern empfohlen, Freemailer (GMX, Hotmail, Google Mail, etc.) zu meiden. Stattdessen sollen E-Mail-Konten auf Servern verwendet werden, die entweder (vom Verein oder vom jeweiligen Vorstandsmitglied) selbst gehostet werden, oder bei denen sichergestellt ist, dass eventuelle Nutzerdaten und Mailverkehr nicht abhanden kommen oder mitgelesen werden können.
      2. Umlaufbeschlüsse müssen mit einer vertrauenswürdigen, digitalen Signatur versehen sein (z. B per PGP)
   3. interne "Geschäfte"
      1. TODO…
3. Schatzmeister
   1. Der Schatzmeister hat ein Kassenbuch für Girokonto und Barkasse in digitaler Form zu führen.
   2. Chrissi^ 14:09, 27. Jan. 2013 (CET): Vorschlag des Kassenprüfers: Zusätzlich hierzu müssen alle Belege in analoger Form vorliegen. Die analoge Belegsammlung muss es somit erlauben das Kassenbuch zu rekonstruieren.
   3. Der Schatzmeister hat das Kassenbuch in einer Form zu führen, wo es dem restlichen Vorstand erlaubt dies jederzeit einsehen oder bei längerer Abwesenheit des Schatzmeisters weiterzuführen.
   4. Der Schatzmeister hat für alle ausgehenden Zahlungen folgende Nachweise zu führen:
      1. Quittung / Rechnung / Abschlagsplan als Nachweis der Höhe der Summe
      2. Legitimation des Zahlungsausganges durch Referenz auf den Vorstandsbeschluss
      3. Angabe, für welches Projekt der Zahlungsausgang verwendet wird
   5. Der Schatzmeister hat für jedes Mitglied ein Mitgliedskonto zu führen, auf dem alle gezahlten Mitgliedsbeiträge des Mitglieds, sowie die monatlich fälligen Mitgliedsbeiträge gebucht werden.
   6. Rechnungen bis zu 50€ kann der Schatzmeister ohne Beschluss der restlichen Vorstandsmitglieder begleichen.
      1. Chrissi^ 14:09, 27. Jan. 2013 (CET): Die Rechnungen müssen einen direkten Bezug zum Betrieb des Space haben. Rechnungen mit Projektbezug sind grundsätzlich durch den Vorstand zu Beschließen.
      2. Chrissi^ (Diskussion) 22:54, 12. Mär. 2013 (CET): Die Rechnungen können darüber hinaus auch direkt mit dem Betrieb des Verein zusammenhängen (Ummeldegebühren beim Amtsgericht, Notarkosten, ...).
      3. Chrissi^ 14:09, 27. Jan. 2013 (CET): Der Schatzmeister hat den Vorstand zeitnah, spätestens nach einem Monat, über die beglichenen Rechnungen und deren Zweck zu informieren.