Vorstand/Best Current Practices

Diese Seite soll kurz die aktuelle Arbeitsweise des Vorstands zusammenfassen, die über die Geschäftsordnung hinausgeht; also alles, was sich als effizient, nützlich oder nötig erwiesen hat für nachfolgende Vorstandsgenerationen dokumentieren.

Umlaufbeschlüsse

Um dringende Angelegenheiten auch in der Zeit zwischen Vorstandssitzungen zu beschließen, sind Umlaufbeschlüsse vorgesehen. Laut Geschäftsordnung §2 Abs. 2 müssen diese schriftlich und mit Unterschrift oder elektronischer Signatur vorgenommen werden, was im Normalfall über die vorstandsinterne Mailingliste passiert. Das Quorum liegt dabei bei 2/3 der Vorstandsmitglieder (siehe Satzung, §8 Abs. 8), außerdem müssen Umlaufbeschlüsse zur Sicherheit nochmal kurz auf einer folgenden Vorstandssitzung bestätigt werden.

Es haben sich dabei folgende Verhaltensweisen herausgebildet:

• Jedes Vorstandsmitglied antwortet auf den Antrag einfach mit einem kurzen „+1“ (Zustimmung zum Antrag) oder „-1“ (Ablehnung) an die Vorstands-Mailingliste und signiert die Mail mit einem entsprechenden PGP-Schlüssel, der den anderen Vorstandsmitgliedern bekannt ist. Optional kann die Mail auch anderen Inhalt (z.B. Meinungsäußerungen) enthalten, Hauptsache ist, dass die Stimme für alle Vorstandsmitglieder klar erkennbar ist.
• Um die Übersichtlichkeit zu erleichtern, werden den Mails in der Betreffzeile verschiedene Zeichenketten hinzugefügt (mit der Anerkennung der Tatsache, dass Betreffzeilen nicht mit PGP signiert werden):
  • [UB YYYY-MM-TT-N]: die eindeutige Nummer des Umlaufbeschlusses, wobei YYYY-MM-DD das Eingangsdatum darstellt und N eine laufende Nummer pro Tag (beginnend bei 1).
  • [+1 name1,name2,...]: die Liste der Vorstandsmitglieder, die schon für den Antrag gestimmt haben, Namen werden meist auf die ersten paar Zeichen gekürzt. Wenn eine Mail eine Zustimmung zu dem Antrag enthält, sollte damit auch die Betreffzeile angepasst werden.
  • [done] wird manchmal hinzugefügt, wenn die Angelegenheit erledigt ist und kein weiteres Vorgehen erforderlich ist.
• Zusätzlich werden alle Umlaufbeschlüsse in Kurzform (UB-Nummer und Betreffzeile) auf der Tagesordnung zur nächsten Vorstandssitzung gesammelt, damit sie bei der Sitzung nicht vergessen werden. Aus Datenschutzgründen werden dabei Mitgliedsangelegenheiten (Beitritt, Austritt, Antrag auf Ermäßigung, etc.) nur mit dem Betreff „Mitgliedsangelegenheit“ bezeichnet.

Kontovollmacht für den Schatzmeister

Unsere Satzung regelt in §8 Abs. 1, dass je zwei Entitäten aus der Menge { Vorstandsvorsitzender, stellv. Vorsitzender, Schatzmeister } gemeinsam vertretungsberechtigt sind. Die Bank nimmt das sehr genau, und es müssten dann bei jeder Transaktion und auch bei jedem Abruf von Kontoauszügen mindestens zwei dieser Entitäten ihre Zustimmung geben bzw. anwesend sein. Die Bank stellt auch entsprechende Online-Schnittstellen zur Verfügung, die aber eher auf große Unternehmen ausgerichtet sind und sich entsprechend im mehrstelligen Bereich in den Bankgebühren niederschlagen.

Da das Verfahren bei einem ehrenamtlichen Vorstand auf Dauer auch eher hinderlich ist, hat der Vorstand sich nach kurzem Meinungsbild unter den Mitgliedern im Januar 2012 dazu entschlossen, den Schatzmeister nicht als Eigentümer des Kontos zu führen (sondern nur die zwei anderen vertretungsberechtigen Vorstandsmitglieder) und ihm stattdessen eine Vollmacht für das Vereinskonto auszustellen, sodass er seiner Arbeit auch alleine nachgehen kann. Der Vorstand ist sich dabei dem Umstand bewusst, dass der Schatzmeister prinzipiell das gesamte Vereinsvermögen in alkoholische Getränke oder andere Betäubungsmittel umsetzen könnte, das Risiko wird aber als gering bewertet.

Dies hat auch zur Folge, dass nach der Neuwahl einer der vertretungsberechtigen Entitäten auf einer Mitgliederversammlung ein Termin bei der Bank nötig ist, um die Kontobesitzer oder den Inhaber der Vollmacht zu ändern. Dazu ist das Protokoll der Mitgliederversammlung und ein aktueller Vereinsregisterauszug (gibts nach dem Notartermin) nötig sowie die Personalausweise und die Unterschriften der neu gewählten Entitäten.