How To Antrag

Dinge vom Verein bezahlen lassen, wie geht das eigentlich? Dieser Artikel beschreibt das Textbuch-Vorgehen für einen Antrag. Die gelebte Realität kann beizeiten heirvon abweichen.

Grundsätzlich gilt: Vom Vereinsgeld getätigte Anschaffungen müssen dem Vereinszweck (Satzung, §2) entsprechen. Wichtig:

1. Die Informationen auf dieser Seite gilt nich für Anschaffungen im Sinne der Matekasse oder Verbrauchsmaterialkasse (siehe dort)
2. Die Informationen auf dieser Seite behandeln nur Anschaffungen, bei denen eine Kostenübernahme durch den Verein gewünscht wird
3. Es sind auch alternative, unbürokratischere Anschaffungsmöglichkeiten denkbar, wie etwa Crowdfunding oder eine (Hardware-)Spende

Die Abfolge einer Anschaffung:

1. Diskussion über Anschaffung
2. Antrag an den Vorstand
3. Genehmigung der Finanzen
4. Anschaffung
5. Erstattung der Kosten

1. Diskussion über Anschaffung

• Dieser Punkt ist der wichtigste und variabelste. Manche Anschaffungen sind no-brainer, andere kontrovers. Grobe Richtlinie: Je teurer/relevanter und je weniger Nutzen für den Verein, bzw. je weniger Nachfrage, desto "öffentlicher" sollte der Antrag diskutiert werden.
• Auch bei kleinen Anschaffungen sollte wenigstens mit einigen Entitäten im Space drüber geredet worden sein. Bei größeren Anschaffungen ist eine Mail auf den Normalverteiler sinnvoll. Bei Space-verändernden Maßnahmen ggf. sogar ein Pad oder ein oder mehrere vorherige Planungstreffen.
• Dies gilt auch, wenn nicht ganz klar ist, was angeschafft werden soll, bspw. "Kauft einen 4k-Beamer, 1000€" ist kein Antrag.

2. Antrag an den Vorstand

• Dieser Schritt sollte eine Formalie sein und eigentlich keine Diskussion mehr erfordern.
• Der Antrag erfolgt überlicherweise formlos per Mail an die Vorstandsmailingliste.
• Die Antragstellung sollte beinhalten:
  • Was konkret angeschafft werden soll (wenn möglich mit Link)
  • Wieviel die Anschaffung maximal kostet (einschließlich Versandkosten etc.). Im Zweifelfsfall im Antrag aufrunden. Manchmal kommt es vor, dass sich zwischen Antragstellung und Anschaffung der Preis oder die Versandkosten unerwartet ändern; bis zu 5% über dem beantragten Betrag sind hierbei akzeptabel, ohne dass ein neuer Antrag gestellt werden muss. Es wird maximal der beantragte Betrag + 5% erstattet.
  • Wer die Anschaffung vornimmt.
  • Wenn du die Anschaffung nicht selbst auslegen kannst, gibt es ein paar Möglichkeiten:
    • Such eine andere Entität, die kann
    • Anschaffung auf Rechnung (sofern möglich), wichtig: schreib im Antrag, dass der Verein die Rechnung selbst begleichen soll
    • Bitte den Vorstand, die Anschaffung für dich zu erledigen (mit Begründung)

3. Genehmigung der Finanzen

• Der Vorstand gibt dem Antrag eine Umlaufbeschluss-Nummer und stimmt per Mail darüber ab (laut Vorstand/Geschäftsordnung: "+1" als signierte Mail).
• Der Antrag wird auf der Wikiseite für die Nächste Vorstandssitzung eingetragen.
• Die antragestellende Entität wird über den erfolgreichen oder abgelehnten Antrag benachrichtigt.

4. Anschaffung

• Die antragstellende Entität oder die Entität, die das Geld auslegt oder der Vorstand (je nachdem, was bei der Antragstellung vereinbart wurde) schafft die beantragte Anschaffung an.

5. Erstattung der Kosten

• Sobald die anschaffende Entität eine Rechnung/einen Beleg für die Anschaffung hat, schickt sie diese per Mail an den Vorstand. Dabei gibt sie formlos folgende Infos an:
  1. Name der anschaffenden Entität
  2. UB-Nummer oder Titel/Stichwort des Umlaufbeschlusses
  3. Kontodaten für die Erstattung
• Bei Papierrechnungen ist eine Hinterlegung der Rechnung im "Schatzmeisterfoofach" (Schubladenschrank im Frickelraum hinter der Tür), sowie ein Hinweis darauf mitsamt der nötigen Daten per Mail der gängige Weg.
• Lieferscheine bitte in Ablage P bzw. unter /dev/null ablegen.
• Der Schatzmeister hinterlegt das Dokument in der Buchhaltung und erstattet den Betrag.

Beispiele

Rollos (gut)

Seit Ewigkeiten war die Verdunkelung vom Chillraum und die Lichttrennung zwischen Chill- und Frickelraum ein Jemandmüsstemal™. Irgendwann haben sich einige Entitäten im Space zusammengesetzt, rausgesucht, welche Verdunkungsmaßnahmen geeignet wären und dann eine konrekte Mail mit Links zu entsprechenden Rollos und einem Antrag über 70€ direkt an den Vorstand geschickt. Ohne weitere Diskussion auf dem normalverteiler. Wenige Tage später waren die Rollos installiert.

Seifenspender (eher nicht so gut)

• Entität 1 befindet, der Space sollte einen Seifenspender anschaffen und schreibt einen Antrag auf einem Stück Klopapier.
• Entität 2 kauft einen entsprechenden Seifenspender, fotografiert den "Antrag" und schickt ihn mitsamt einer ebay-Zahlungsaufforderung ohne jegliche Erläuterung auf die Vorstandsmailingliste.
• …
• Vorstand: "wtf?"
• Explosionsartiger Riesen-Thread auf dem Normalverteiler.
• Hilarity ensues.