How To Mitgliederversammlung

Was bei einer Mitgliederversammlung zu beachten ist:

mehr als 2 Monate vorher

• eventuelle Satzungsänderungsanträge als Pull-Requests im GitHub-Repo sammeln
• andere Themen für Tagesordnung sammeln
• (Vorstand) Themen für den Jahresbericht sammeln

2 Monate vorher

• Termin finden
• Termin festlegen
• Seite Nächste Mitgliederversammlung nach Mitgliederversammlung YYYY-MM-DD verschieben
• Termin ankündigen (Mail, soziale Netze, Termine, …), damit Leute damit planen können → erhöht Anwesenheit
  • (optional) bei der Terminankündigung korrekte Jahreszahl benutzen
  • (optional) bei der Terminankündigung schon auf die Möglichkeit von gewünschte Satzungsänderungen hinweisen
• Kandidaten für Wahlämter auf der Wikiseite sammeln, sofern nötig

mindestens 2 Wochen vorher

• Tagesordnung festlegen
  • alle Satzungsänderungsanträge mit alter und neuer Satzungsversion erwähnen (Satzung, §9)
• (Vorstand) Einladung rausschicken (Frist laut Satzung, §8)
  • mit Tagesordnung, Hinweis auf ausstehende Mitgliedsbeiträge bzgl. Stimmrecht
  • per Mail an alle(!) Mitglieder (Adressen beim Schatzmeister / dessen Vertreter)
  • ausdrucken und an die Tür hängen

(nicht allzu kurz) vorher

• für genügend Sitz- und Trinkgelegenheiten sorgen
• Stimmzettel für Wahlen drucken, falls benötigt
• (Vorstand/Schatzmeister) stimmberechtigte Mitglieder feststellen (ohne Fördermitglieder)
• (Vorstand) Jahres- und Rechenschaftsbericht verfassen

auf der Versammlung selbst

• ankommende Mitglieder begrüßen und akkreditieren
• Protokollführung und Versammlungsleitung wählen
• (empfohlen) Versammlung eröffnen
• Quoren in absoluten Zahlen feststellen:
  • 23% der Mitglieder für Beschlussfähigkeit (Satzung, §7 Abs. 6)
  • > 50% der anwesenden Mitglieder für Annahme eines Antrags (Satzung, §7 Abs. 7)
  • 75% der anwesenden Mitglieder (inkl. Fördermitglieder) für Satzungsänderung (Satzung, §9 Abs. 1)
  • 2/3 aller Mitglieder (inkl. Fördermitglieder) für Änderung des Vereinszwecks (Satzung, §9 Abs. 2)

möglichst bald nach der Versammlung

• Protokoll schreiben
• Satzung aktualisieren (auch auf GitHub)
• (Vorstand) Protokoll, neue Satzung und neue vertretungsberechtigte Vorstandsentitäten zum Notar tragen
• (Vorstand) Nach Änderung der vertretungsberechtigten Vorstandsentitäten beim Amtsgericht: Änderung der Zuständigkeit bei der Sparkasse
• (Vorstand) zu konstituierender Vorstandssitzung einladen & Vorstandssitzung abhalten
  • PGP-Keys von neuen Vorstandsentitäten sammeln
  • neue Vorstandsentitäten auf Vorstand/BCP und Vorstand/GO hinweisen
  • Accounts auf theodem anlegen und alte löschen
  • Übergabe von papierbasierten Vorstandsdokumenten:
    • Verträge, Stimmzettel und co. beim 1. Vorsitzenden
    • Bücher beim Schatzmeister
  • Ablage des (entschlüsselten) E-Mail Archivs der Vorstandsliste der vorherigen Vorstandsperiode im Dokumente-Git