How To Mitgliederversammlung

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Was bei einer Mitgliederversammlung zu beachten ist:

mehr als 2 Monate vorher

  • eventuelle Satzungsänderungsanträge als Pull-Requests im Git-Repo sammeln
    • am besten mit Erklärung auf dem Normalverteiler, damit Leute sich vorher schon Gedanken machen können
  • andere Themen für Tagesordnung sammeln
  • (Vorstand) Themen für den Tätigkeitsbericht des Vorstands sammeln
  • (Vorstand) Themen für den Jahresrückblick sammeln

2 Monate vorher

  • Termin finden
  • Termin festlegen
  • Seite Nächste Mitgliederversammlung nach Mitgliederversammlung YYYY-MM-DD verschieben
  • Termin ankündigen (Mail, soziale Netze, Termine, …), damit Leute damit planen können → erhöht Anwesenheit
    • (optional) bei der Terminankündigung korrekte Jahreszahl benutzen
    • (optional) bei der Terminankündigung schon auf die Möglichkeit von gewünschte Satzungsänderungen hinweisen
  • Kandidaten für Wahlämter finden und auf der Wikiseite sammeln, sofern nötig
    • am besten mit Kurzvorstellung der Kandidaten auf dem Normalverteiler, damit Leute sich vorher schon Gedanken machen können

3 Wochen vorher

  • Einsendeschluss für Satzungsänderungen, die in die Einladung aufgenommen werden müssen.

mindestens 2 Wochen vorher

  • Tagesordnung festlegen
    • alle Satzungsänderungsanträge mit alter und neuer Satzungsversion erwähnen (Satzung, §9)
  • (Vorstand) Einladung rausschicken (Frist laut Satzung, §8)
    • mit Tagesordnung, Hinweis auf ausstehende Mitgliedsbeiträge bzgl. Stimmrecht
    • per Mail an alle(!) Mitglieder (Adressen beim Schatzmeister / dessen Vertreter) (Es gibt Dieses Tool zum Verschicken der Einladungen.)
    • ausdrucken und an die Tür hängen
    • auf den Normalverteiler schicken

(nicht allzu kurz) vorher

  • für genügend Sitz- und Trinkgelegenheiten sorgen
  • Alternativ: Online-Tools einrichten und konfigurieren
  • Zugangsdaten für Online-Tools an Mitglieder versenden
  • Stimmzettel für Wahlen drucken, falls benötigt
  • (Vorstand/Schatzmeister) stimmberechtigte Mitglieder feststellen (ohne Fördermitglieder)
  • (Vorstand) Jahres- und Rechenschaftsbericht verfassen

auf der Versammlung selbst

  • ankommende Mitglieder begrüßen und akkreditieren
  • Protokollführung und Versammlungsleitung wählen
  • (empfohlen) Versammlung eröffnen
  • Auf bestehende Geschäftsordnung hinweisen
    • Explizit auch auf Wahlmodus hinweisen
  • Quoren in absoluten Zahlen feststellen:
    • 23% der ordentlichen Mitglieder für Beschlussfähigkeit (Satzung, §7 Abs. 6)
    • > 50% der anwesenden ordentlichen Mitglieder für Annahme eines Antrags (Satzung, §7 Abs. 7)
    • 75% der anwesenden Mitglieder (inkl. Fördermitglieder) für Satzungsänderung (Satzung, §9 Abs. 1)
    • 2/3 aller Mitglieder (inkl. Fördermitglieder) für Änderung des Vereinszwecks (Satzung, §9 Abs. 2)
  • Anerkennung des RZL als Außenstelle des Stratum 0
  • Weltherrschaft an uns reißen

möglichst bald nach der Versammlung

  • kurzes tl;dr an den Normalverteiler schreiben
  • Protokoll schreiben
  • Jahresbericht, Finanzbericht, Tätigkeitsbericht und Protokoll ins Wiki hochladen und verlinken
  • Satzung, Beitragsordnung und Mitgliederversammlung/Geschäftsordnung aktualisieren (auch im GitLab)
  • (Vorstand) Protokoll, neue Satzung und neue vertretungsberechtigte Vorstandsentitäten zum Notar tragen
  • (Vorstand) Nach Änderung der vertretungsberechtigten Vorstandsentitäten beim Amtsgericht: Änderung der Zuständigkeit bei der Sparkasse
  • (Vorstand) zu konstituierender Vorstandssitzung einladen & Vorstandssitzung abhalten
    • neue Vorstandsentitäten auf Vorstand/BCP und Vorstand/GO hinweisen
    • Übergabe von papierbasierten Vorstandsdokumenten:
      • Verträge, Stimmzettel und co. beim 1. Vorsitzenden
      • Bücher beim Schatzmeister
  • (Vorstand) Vereinsinfrastruktur auf den neuen Vorstand umbiegen
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