Vorstand/Geschäftsordnung

Der Vorstand hat auf seiner Sitzung am 13. Mai 2013 (zuletzt geändert auf der Vorstandssitzung 2016-03-11) nachfolgende Geschäftsordnung beschlossen:

§0 Aufgabenteilung

Der Vorstand teilt seine Aufgabenbereiche wie folgt auf:

1. Finanzen und Führung der Mitgliederliste: Schatzmeister
2. Schriftführung und weitere Mitgliedsverwaltung: stellv. Vorsitzender
3. Verwaltung der Schlüssel: Vorstandsentitäten nach Absprache.
4. Die weiteren Aufgaben des Vorstandes (Repräsentation nach außen, Einladung zu Sitzungen, etc.) teilen die Vorstandsmitglieder unter sich nach Bedarf auf.

§1 Datenschutz

1. Die nicht vom Vorstand genehmigte Weitergabe von Mitgliederdaten an Dritte stellt einen Verstoß gegen das Bundesdatenschutzgesetz dar und kann mit Ausschluss aus dem Verein geahndet werden.
2. Personenbezogene Mitgliederdaten dürfen nur bei nachgewiesenem berechtigtem Interesse und nach Unterzeichnung einer Vertraulichkeitserklärung eingesehen werden. Kopien von Datensätzen dürfen nur zum ursprünglich genehmigten Zweck verwendet werden und müssen nach Wegfall oder Nichtigkeit dieses Zweckes vollständig vernichtet werden.

§2 Vorstandsinterne Kommunikation

1. Es ist dafür Sorge zu tragen, dass Daten, die unter §1 fallen, nicht über externe kommerzielle Dienstleister ausgetauscht werden. Dies beinhaltet insbesondere auch die Nutzung von externen E-Mail-Anbietern (z.B. GMX, Hotmail, Google Mail, etc.).
2. Umlaufbeschlüsse sind in signierter Textform (z. B. per digitaler Signatur oder persönlicher Unterschrift) zu bearbeiten.

§3 Protokolle der Vorstandssitzungen

1. Die Protokolle zu Vorstandssitzungen müssen mindestens beinhalten:
   1. Zeit und Ort der Sitzung, anwesende und fehlende Vorstandsmitglieder (namentlich), Anzahl der Gäste (ohne Namensnennung)
   2. getroffene und abgelehnte Beschlüsse und Anträge
   3. wichtige Argumente zu Diskussionen
2. Stammdaten, die einzelne Mitglieder für die Öffentlichkeit identifizierbar machen (z. B. Beitrittsdaten, vollständige Realnamen) dürfen nicht ins Protokoll aufgenommen werden. Eine Ausnahme davon stellen ausreichend anonymisierte Aggregationen von Daten dar, die dem allgemeinen Vereinsinteresse unterliegen (z.B. anonymisierte Statistiken).
3. Vorgangsdaten (Name von Antragsstellern, etc.) können ins Protokoll aufgenommen werden.
4. Es ist außerdem ein vorstandsinternes Protokoll mit den für den Vorgang relevanten Daten zu führen.

§4 Arbeit des Schatzmeisters

1. Der Schatzmeister hat ein Kassenbuch für Girokonto und Barkasse in digitaler Form zu führen.
2. Für die Kassenprüfung müssen zusätzlich hierzu alle Belege in analoger Form vorliegen. Die analoge Belegsammlung muss es somit erlauben, das Kassenbuch zu rekonstruieren.
3. Der Schatzmeister hat das Kassenbuch in einer Form zu führen, die es dem restlichen Vorstand erlaubt, es jederzeit einzusehen oder bei längerer Abwesenheit des Schatzmeisters weiterzuführen.
4. Der Schatzmeister hat für alle ausgehenden Zahlungen folgende Nachweise zu führen:
   1. Quittung/Rechnung/Abschlagsplan als Nachweis der Höhe der Summe
   2. Legitimation des Zahlungsausganges durch Referenz auf den entsprechenden Vorstandsbeschluss
   3. Bei Projektgeldern: Angabe, für welches Projekt der Zahlungsausgang verwendet wird
5. Der Schatzmeister hat für jedes Mitglied ein Mitgliedskonto zu führen, auf dem alle gezahlten Mitgliedsbeiträge des Mitglieds, sowie die monatlich fälligen Mitgliedsbeiträge gebucht werden.
6. In folgenden Fällen kann der Schatzmeister Rechnungen ohne Beschluss der restlichen Vorstandsmitglieder begleichen:
   1. Rechnungen, die direkt mit dem Betrieb des Spaces zusammenhängen und 50€ nicht übersteigen. Rechnungen mit Projektbezug sind grundsätzlich durch den Vorstand zu beschließen.
   2. Rechnungen, die direkt mit dem Betrieb des Vereins zusammenhängen (z.B. Gebühren für Amtsgericht, Notarkosten, Bankgebühren etc.)
7. Der Schatzmeister hat den Vorstand zeitnah, spätestens zur nächsten Vorstandssitzung, über derart beglichene Rechnungen und deren Zweck zu informieren.
8. Vertretung des Schatzmeisters: Es muss ein Vertreter für den Schatzmeister bestimmt werden, der neben dem Schatzmeister gleichberechtigt Zugriff auf die Buchführung des Vereins hat. (Hiervon sind personalisierte Zugänge zu z. B. Online-Banking ausgeschlossen). Der Vertreter muss Mitglied des Vorstandes sein.

§5 Vorstand als Ansprechpartner

1. Die einzelnen Vorstandsmitglieder, sowie der gesamte Vorstand, stehen als Ansprechpartner für Probleme zur Verfügung, die von Entitäten des Vereins oder Entitäten aus dem Spaceumfeld an sie herangetragen werden. Diese Probleme werden ernst genommen und vertraulich behandelt und es wird versucht, nach Möglichkeit die angesprochenen Probleme zu lösen, sofern nichts anderes gewünscht ist.