Vorstandssitzung 2015-12-05

Diese Vorstandssitzung fand am Samstag, 5. Dezember 2015, ab 20:00 in der Küche im Space statt.

Hinweis:
Unsere Satzung besagt in § 8 Nr. 5, dass Mitglieder grundsätzlich berechtigt sind, an Vorstandssitzungen ohne Stimmrecht und ohne Rederecht teilzunehmen. Außerdem kann der Vorstand für einzelne Tagesordnungspunkte beschließen, diese unter Ausschluss der restlichen Mitglieder zu behandeln.

• Anfang um 20:59
• Anwesend: larsan, rohieb, chrissi^, comawill, Kasalehlia. hanhaiwen entschuldigt. Öffentlicher Teil mit 1 Gast.
• Protokoll: rohieb
• Syntax für Abstimmungen: (Pro|Contra|Enthaltung)

Nichtöffentlicher Teil

Umlaufbeschlüsse

•  Pro UB 2015-09-22-01: Mitgliedsangelegenheit
•  Pro UB 2015-10-08-01: Mitgliedsangelegenheit
•  Pro UB 2015-10-12-01: Mitgliedsangelegenheit

(5|0|0) für Bestätigung.

Öffentlicher Teil

Bericht Kassenprüfung

• shoragan hat alleine Kasse von chrissi^ geprüft, Kasa saß daneben.
  • Matekasse:
    • besser als letztes Jahr gelaufen, auch wegen Buchungsliste.
    • braucht bessere Doku, was zu machen ist, Formalitäten einfordern
  • Verbrauchsmaterialkasse:
    • hat nicht so toll geklappt, war teilweise zwischendrin im Minus…
    • braucht mehr Doku, mehr Formalien (Kassenbuch!)
  • Geld aus Spendenkassen für Geräte (3D-Drucker, Stickmaschine etc.) sollte auch nur für entsprechende Geräte verwendet werden
  • Spenden zeitnah ausgeben, insbes.
    • CoderDojo
    • Freifunk
    • Stickmaschine
  • Kleinigkeiten wie uneinheitliche Formate für Buchungsnummern
    • lässt sich mit Regressionstests automatisiert erkennen
      • TODO für die nächste Schatzentität
  • Hinweis, dass stromverbrauch innerhalb des Abschlags liegen sollte
  • 10,13€ zuviel an Flyeralarm überwiesen, ist im Prozess der Rücküberweisung
  • Allianz: dauerauftrag eingerichtet, Betrag wurde aber eingezogen
    • Betrag rückgebucht, ist aber dieses Jahr wieder passiert
    • ist in der Klärung
  • Unterlagen für die Kosten der Bankkarte? Vertrag zur Kontoeröffnung?
    • TODO larsan: Beleg Bankkarte/Kontoeröffnung im Archiv suchen
  • Umlaufbeschlüsse müssen die ausgegebenen Summen vollständig abdecken
    • entweder gleich mit Reserve beantragen oder nachträglich Differenzbetrag beschließen
    • gewünscht: verfolgen, wie viel Geld von einem Umlaufbeschluss noch nocht ausgegeben wurde
      • gleiches Tracking für zweckgebundene Spenden
      • TODO: UBs und zweckgebundene Spenden im Finanzen-Git als CSV spezifizieren, dann von dort per Bot ins Wiki tun.

Umlaufbeschlüsse

•  Pro UB 2015-09-23-01: Seifenspender fürs Bad, Nachschub Reinigungsmittel (~36€ + 41,60€)
  • http://www.ebay.de/itm/291477293829
•  Pro UB-2015-10-04-01: Arbeitsschutzmittel: Handschuhsortiment und Brillen, 25€
  • https://www.werkstatt-king.de/nitras-3520-nylotex-nylon-latexhandschuhe/a-31318/
  • https://www.werkstatt-king.de/pyramex-schutzbrille-intruder/a-995137595/
  • https://www.werkstatt-king.de/artilux-vollsichtbrille-master-standard/a-995137900
•  Pro UB 2015-10-05-01: Gerüstschrauben für Holodeck-Netz, 25€
  • http://www.ebay.de/itm/111121442328
•  Pro UB 2015-10-18-01: Samla-Boxen, 11.74€
•  Pro UB 2015-11-19-01: Hexagon-Hotend für LulzBot, 120€
  • https://www.lulzbot.com/products/lulzbot-hexagon-hot-end
  • https://www.lulzbot.com/store/parts/extruder-extension-adapter-v2c-v1-and-v2a
  • https://www.lulzbot.com/store/parts/external-blower-harness-add
  • https://www.lulzbot.com/store/parts/internal-blower-harness-add
  • siehe auch [1] und [2] (für S/N KT-PR0016XX, LulzBot TAZ® Single Extruder Tool Head v2 0.35mm nozzle, v2c connector)

(5|0|0) für Bestätigung.

TODOs

• TODO larsan: Rezept vom Essen vor Vorstandssitzung 2015-09-21 bloggen (irgendwas mit Fladen und Rahm)
• TODO nächster Vorstand: Mail von ista (Betreff „Anschreiben Ista“ vom 13.10.) bzgl. Nebenkostenabrechnung nochmal abgleichen, ob unsere Fragen beantwortet wurden
• DONE chrissi^/larsan: Hausmeister anrufen wegen Küchenfenster
• DONE larsan: bei Schuberth anrufen.
  • Fenster werden Dienstag geliefert. Was ist mit den anderen offenen Punkten?
    • TODO Kasa/larsan: am Dienstag ab 8 Uhr Fenster in Empfang nehmen
• DONE chrissi^ guckt mal, ob er UB 2015-08-01-01 erstattet hat
• DONE rohieb: Referenz auf den alten UB zu Filamentregelung raussuchen
• DONE rohieb: Optionsrecht Mietvertrag in die MV-Einladung aufnehmen
• DONE rohieb: Quorum Beschlussfähigkeit MV wegen Fördermitgliedschaft fixen und Änderungsvorschlag rumschicken
• TODO comawill: CamBam Plus nochmal auf den Normalverteiler packen und fragen, was Leute so dazu meinen
• DONE: jemand muss ein Pr3zale für T-Shirts einrichten (Valodim fragen)
  • erledigt durch mailbasiertes Buchungssystem von comawill
• DONE chrissi: Pingback für Feedback bzgl. Sanktionskatalog auf den Normalverteiler
  • zu lange her inzwischen. Und morgen ist eh Mitgliederversammlung.
• TODO chrissi^/larsan: Vervollständigung EH15-Policy-Timeline bis zur nächsten Vorstandssitzung und ggf. veröffentlichbare Version erstellen
  • ist nicht veröffentlichbar, zu viele identifizierende Details.
• TODO chrissi^/rohieb/Kasa: generell mal nach drei Monaten ohne Zahlung automatisiert eine Mail schreiben
  • in progress
• TODO larsan: nochmal Reminder zu Ankündigungstexte im Namen des Vereins auf den Normalverteiler tun
  • auf Mitgliederversammlung morgen ansprechen
  • Auszug davon auf die Mailingliste
• TODO: comawill hat vielleicht Zeit, Zuwendungsbescheinigungen zu TeXen
  • hatter bestimmt nochmal irgendwann Zeit für, machter.
• TODO comawill/larsan: Bekleidung bestellen
  • siehe https://pad.stratum0.org/p/r.428b9770ca27e8c0ffb7d91b53724b24
  • in progress, ACK vom Schatzmeister fehlt noch
  • vielleicht eher nochmal Angebot einholen, weil schon lange her
  • im Moment Bestellung im Umfang von ~1252€ + Versand, davon 499€ preordered
  • larsan schickt neues Angebot
• DONE rohieb, larsan: Banktermin: Umschreibung Kontoeigner, Kontoführungsgebühren
  • DONE: larsan guckt nach Registerauszug
• Langfristiges TODO: Space-Ordnung durchschauen, aktualisieren und ausmisten.
• TODO bei Gelegenheit: Valodim und chrissi^ wollen nochmal ne Quelle bzgl. „Förderung des Sports“ raussuchen
  • erstmal niedrige Priorität bis zur nächsten MV mit Satzungsänderungen
• TODO rohieb: Normalverteiler anschreiben wegen Partypfandregelung
• TODO: Kasa setzt mal ein CTF-Pad zum Rumspielen auf.
• TODO chrissi^/rohieb: Protokoll-Workflow in die Best Current Practises aufnehmen
• DONE chrissi^: Mail verschicken beim Pushen auf das s0v-dokumente.git
• TODO rohieb: Protokoll schreiben und tl;dr auf normalverteiler

TODOs für die Mitgliederversammlung

• mit Wahlleitung über Wahlmodus sprechen. Vorschlag:
  • alle Ämter gleichzeitig auf einem Zettel wählen (wenig Papier)
  • Zustimmungswahl (alles ankreuzen, was gewählen werden soll)
  • Nur Leute mit > 50% der Stimmen sind gewählt
  • Besetzung in der Reihenfolge 1V, 2V, Schatzmeister, Beisitzer (nach Stimmenanzahl absteigend), Kassenprüfer.
  • Wahlmodus von der MV mit absoluter Mehrheit absegnen lassen
• rohieb: Protokoll-Pad-Template vorbereiten
• generelles TODO: Jahresbericht-Folien automatisieren
• Berichte:
  • Finanzbericht: chrissi^
  • Rechenschaftsbericht: Kasa
  • Rückblick: larsan
• Spacekiste als Folienmaschine
  • Presenter / lang genuge Tastatur
• Sitzgelegenheiten optimieren
• Tisch für Vorstand/Versammlungsleitung/Protokoll
• Mitgliederanzahl und Quoren feststellen

Ende um 22:35