Vorstandssitzung 2016-09-12

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Diese Vorstandssitzung fand am 12. Dezember 2016 in der Küche statt.

Hinweis:
Unsere Satzung besagt in §8(5), dass Mitglieder grundsätzlich berechtigt sind, an Vorstandssitzungen ohne Stimmrecht und ohne Rederecht teilzunehmen. Außerdem kann der Vorstand für einzelne Tagesordnungspunkte beschließen, diese unter Ausschluss der restlichen Mitglieder zu behandeln.
  • Beginn: 20:00
  • Anwesend: larsan, rohieb, chrissi^, Kasalehlia, DooMMasteR
  • Abwesend: hanhaiwen (entschuldigt)
  • Protokollant: rohieb

Syntax: (Pro|Contra|Enthaltung)

Nichtöffentlicher Teil

Aufgrund von personenbezogenen Daten unter Ausschluss der Öffentlichkeit.

Öffentliche Zusammenfassung:

  • Mitgliederstatistik: 2 Beitritte, 2 Austritte

Umlaufbeschlüsse

  • UB 2016-08-02-01 Symbol support vote.png Pro (4|0|2): Mitgliedsangelegenheit
  • UB 2016-08-13-01 (zurückgezogen)
  • UB 2016-08-27-01 Symbol support vote.png Pro (5|0|1): Mitgliedsangelegenheit

Bestätigung der Umlaufbeschlüsse mit Symbol support vote.png Pro (5|0|0)

Öffentlicher Teil

Gäste: 1

Umlaufbeschlüsse

  • UB 2016-01-25-01 Symbol support vote.png Pro (5|0|1): T-Shirt-, Hoodie- und Zipperbestellung (1.270,59€),
    • inkl. Vorbestellungen von Mitgliedern für 429€
    • war beschlossen, aber nicht auf einer Vorstandssitzung bestätigt worden
  • UB 2016-07-15-01 Symbol support vote.png Pro (4|0|2): selbstklebende Schneidematte DIN A3 (32,98€)
  • UB 2016-08-18-01 Symbol support vote.png Pro (5|0|1): PLA-Filament ~700g schwarz 2.85mm (10€)

Bestätigung der Umlaufbeschlüsse: Symbol support vote.png Pro (5|0|0)

Sonstige Beschlüsse

  • UB 2016-09-11-01 Symbol support vote.png Pro (5|0|0): PLA-Filament 800g gelb 2.85mm (16€),
  • Vorschlag: Filamentkasse wie Matekasse behandeln, und Einkauf gegen Rechnung und Selbstbedienung aus der Kasse?
    • Ziel dahinter: "Formale" Anträge und damit Vorstandsarbeit verringern
    • Contra: Spenden aus der Filamentkasse sind aktuell zweckgebunden, Anschaffungen lassen sich mit offenen Kassen schlechter kontrollieren
    • Contra: noch eine Kasse zum Verwalten und ein Kassenbuch mit Fehlern…
    • Antragsteller sieht das ein.

Sonstiges

Widerrufsrecht (§§ 312, 355 BGB) bei Mitgliedsanträgen per Mail?

  • Kontext: Mitgliedsantrag UB 2016-08-13-01 (nichtöffentlich, siehe oben) kam per Mail, wurde aber wenige Tage später vom Antragsteller mündlich zurück genommen
  • Dienstleistungen, die erbracht worden sind, sind von Fernabsatzgesetz ausgenommen ⇒ es besteht kein Widerrufsrecht
  • UB 2016-09-12-01 Symbol support vote.png Pro (5|0|0): bzgl. Mitgliedsantrag UB 2016-08-13-01: kulant sein, gesamten Mitgliedsbeitrag erlassen, Mitgliedschaft beenden

Rundfunkgebühren

Datenschutz: Verfahrensverzeichnis nach Bundesdatenschutzgesetz nötig?

  • Sieht nach BDSG §4d (3) nicht so aus
  • Merkblatt Datenschutz im Verein, Landesdatenschutzbeauftragter Baden-Württemberg
    • Idee: Transparenz-Datenschutzhinweis an zentrale Stelle im Wiki tun und von Mitglied werden drauf verlinken.
      • ist das sinnvoll?
      • geteilte Meinungen über Sinnhaftigkeit vs. geteerten Formulierungen
    • TODO rohieb: Merkblatt „Datenschutz im Verein“ in Best Current Practices verlinken für spätere Vorstände („Materialsammlung“)

Sponsoring Triology

  • informelles Treffen vor dieser Sitzung mit zwei Triology-Mitarbeitern, Vorstand und einigen Mitgliedern
  • Ziel Triology: Geschichten erzählen und Außenwirkung
  • Im Gespräch: Förderung über generelle Geldspenden, Sachspenden (Werkzeug/Geräte), Freifunk-Infrastruktur?, Unterstützung bei Veranstaltungen (Vorträge, CoderDojo, Hacken Open Air), Unterstützung bei eventueller räumlicher Vergrößerung des Spaces?
  • konkretes dann später

Lüftung Frickelraum

  • Was bei uns an Angeboten vom Schimmel-Hof-Architekten reinkam, war horrend überteuert:
    • Angebot 1: 1111,44€ brutto. Einfache Lösung mit nur einem Lüfter mit Feuchtesteuerung in der Wand über dem Dach C4
    • Angebot 2: 2955,78€ brutto. Zwei Lüfter mit Wärmerückgewinnung in der Wand über dem Dach C4. Innen in den Lüftern sitzt ein Wärmetauscher. Ein Lüfter belüftet und der andere entlüftet, alle 70 Sekunden werden die Laufrichtungen gewechselt. Dadurch wird die Wärmerückgewinnung realisiert.
    • Verwaltung hat entschieden, dass Variante 1 ausgeführt werden soll
  • Unsere Sicht:
    1. Wir sind vom Angebot überrascht
    2. Beide Lösungen sind unzureichend
    3. Am Anfang hieß es: „würde ungefähr 500€ kosten, Schimmel-Hof übernimmt die Hälfte“. Unklar ist, ob die Verwaltung/der Architekt davon ausgeht, dass wir von den 1,1k€ auch die Hälfte bezahlen
  • DooM hat eine Luxusanlage mit Wärmerückgewinnung und Raumluftfilter etc. (Rechtsunten-Modell) für 4,2k€ inkl. Einbau
  • Wir stellen zusammen, was was wir haben haben wollen bzw. was notwendig wäre und legen das dem Achitekten vor (ggf. Gottschalk in CC)
    • TODO DooM (Experte): mögliche Lüftungsanlage zusammenstellen

Gottschalk (Wetten, dass…) Nebenkosten

  • Unser Vorschlag dazu an Gottschalk:
    • Für die Nebenkostenabrechnung 2012 gehen wir aufgrund der von uns angemerkten Fehler davon aus, dass sich für 2012 keine Nachzahlung ergibt. Wir nehmen daher eine Nachzahlung von 0,00 € an.
    • Für die Nebenkostenabrechnung 2013 gehen wir, wie in Ihrer E-Mail „Anschreiben ista // Nebenkostenabrechnung 2013“ vom 03.02.2016 festgestellt, von einem Guthaben von 568,59 €aus.
    • Das somit verbleibende Guthaben von 568,59 € werden wir in den nächsten Monaten durch Einbehalt des Nebenkostenanteils der Miete einbehalten.
  • Vorschlag wurde akzeptiert, Nebenkostenabrechnung 2012-2013 ist damit abgehakt. Geld ist auf unserem Konto angekommen.
  • Nebenkostenabrechnung 2014 steht noch aus
    • ista-Abrechnung war nicht nachvollziehbar, aber Nachzahlung von ~1300€
      • (i.e., 50% unseres aktuell liquiden Kapitals)
    • Unser Widerspruch ging am 31.01.2016 raus
    • 3 Bestätigungen des Widerspruchs durch Gottschalk im Laufe des Jahres
    • Weiteres Verfahren? Frist ist anscheinend nötig, dass etwas passiert.
    • TODO chrissi^: Mail an Gottschalk mit Vorschlag Nebenkosten 2014
    • TODO chrissi^: Verlauf Mailverkehr Nebenkosten-Abrechnungen dokumentieren

Datenspeicherfristen

  • Wir haben darüber gesprochen, welche Daten wie lange gespeichert werden dürfen, oder wie lange gespeichert werden müssen.
  • TODO chrissi^: altes Dokumente-Git mit den E-Mails archivieren, auf dem neuen Server für jede Vorstandsperiode ein eigenes Git anlegen
  • Das Finanz-Git führen wir erst einmal weiter und trennen es in einigen Jahren auf

Unvereinbarkeit mit Gewaltaufrufen

  • Ein Gast weist darauf hin, dass Aufkleber/Flyer auf Tischen im Space aufgetaucht sind, die eindeutige Gewaltaufrufe enthalten.
  • Bitte um kleinen Text auf dem Normalverteiler, dass (missverständliche) Gewaltaufrufe/Aufrufe zu (politisch motivierten) Straftaten gegen wen auch immer nicht akzeptiert werden. (z.B. „AfD-Plakate abreißen“, „Nazis pflastern“ oder „Castor schottern“)
    • Mit aktuellem Beispiel
    • Jede Entität im Space genießt den Schutz des Grundgesetzes.
    • auch nichts, was dahingehend missverstanden kann
    • Vorstand unterstützt das.
    • Eventuell Hinweis auf §5 GO "Vorstand als Ansprechpartner"
    • TODO: Text zu Gewaltaufrufen über Normalverteiler schicken. Gast gibt gerne einen Seed für den Text

TODOs

  • TODO chrissi^|rohieb|Kasa: (mehr) Regressionstests für Buchhaltung
    • ongoing.
  • DONE larsan: Beleg Bankkarte/Kontoeröffnung im Archiv suchen
    • TODO chrissi^: Bankkartenunterlagen und zum Konto finden
  • TODO rohieb|Kasa: UBs und zweckgebundene Spenden im Finanzen-Git als CSV spezifizieren. dann von dort per Bot ins Wiki tun
    • Müsste Man Mal™
  • TODO: Mail von ista (Betreff „Anschreiben Ista“ vom 13.10.) bzgl. Nebenkostenabrechnung nochmal abgleichen. ob unsere Fragen beantwortet wurden
    • der Ball liegt aktuell bei der Hausverwaltung.
    • TODO chrissi^: nochmal Hausverwaltung wegen ista anschreiben. mit Frau Schubert im CC
      • Mail ist geschickt. Punkt bleibt aber erstmal offen, bis das wirklich geklärt ist
  • DONE chrissi^: larsan: Vervollständigung EH15-Policy-Timeline bis zur nächsten Vorstandssitzung
    • TODO hanhaiwen: EH15-Timeline nochmal drüberschauen
    • wird so archiviert
  • TODO chrissi^|rohieb|Kasa: generell mal nach drei Monaten ohne Zahlung automatisiert eine Mail schreiben.
    • ongoing mit Automatisierung der Regressionstests etc. auf neuem Server
    • TODO rohieb|chrissi^|Kasa: Auswertungen und Finanz-Git auf neuem Server scharf schalten.
    • soll im Oktober geschehen
  • Langfristig: TODO: Space-Ordnung durchschauen. aktualisieren und ausmisten
    • TODO rohieb: Dudle für ein Arbeitstreffen zur Spaceordnung rumschicken
  • TODO Valodim|chrissi^: bei Gelegenheit: Quelle bzgl. Satzungszweck „Förderung des Sports“ raussuchen.
    • Frau Wetzl vom Finanzamt sollte das wissen
  • TODO Kasa: CTF-Pad zum Rumspielen als mögliches Vorstands-Ticketsystem aufsetzen.
    • z.B. am selben Oktoberabend wie Servermigration
  • TODO rohieb: Protokoll-Workflow in die Best Current Practices aufnehmen.
    • Workflow ist aktuell sehr im Fluss…
  • TODO rohieb: alte Vorstandsprotokolle in nichtöffentlich und öffentlich teilen.
    • ongoing.
  • TODO rohieb: neue Vorlage für Protokolle mit privacy-enhanced Deckblatt.
    • ongoing. Hängt von neuer LaTeX-Vorlage ab.
  • TODO rohieb: Protokoll schreiben und tl;dr auf normalverteiler

Ende um 21:29