Vorstandssitzung 2016-06-21

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Hinweis:
Unsere Satzung besagt in §8(5), dass Mitglieder grundsätzlich berechtigt sind, an Vorstandssitzungen ohne Stimmrecht und ohne Rederecht teilzunehmen. Außerdem kann der Vorstand für einzelne Tagesordnungspunkte beschließen, diese unter Ausschluss der restlichen Mitglieder zu behandeln.

Diese Vorstandssitzung fand am Dienstag, 21. Juni 2016, 19:00 in der Küche statt.

Protokoll:

Nichtöffentlicher Teil

Umlaufbeschlüsse

  • Symbol support vote.png Pro UB 2016-03-20-01: Mitgliedsangelegenheit
  • Symbol support vote.png Pro UB 2016-05-16-01: Mitgliedsangelegenheit
  • Symbol support vote.png Pro UB 2016-05-16-02: Mitgliedsangelegenheit
  • Symbol support vote.png Pro UB 2016-05-17-01: Mitgliedsangelegenheit
  • Symbol support vote.png Pro UB 2016-05-23-01: Mitgliedsangelegenheit
  • Symbol support vote.png Pro UB 2016-06-06-01: Mitgliedsangelegenheit
  • Symbol support vote.png Pro UB 2016-06-17-01: Mitgliedsangelegenheit

Bestätigung für obige Beschlüsse: (6|0|0)

Öffentliche Zusammenfassung: 4 Entitäten wurden als Mitglieder aufgenommen, 1 Mitglied hat den Verein verlassen. Es wurde eine Liste mit ausstehenden Beiträgen pro Mitglied aufgestellt, einige dieser Mitglieder werden per Mail erinnert werden.

Öffentlicher Teil

ab 20:39. Keine Gäste.

Umlaufbeschlüsse

(6|0|0) für Bestätigung wie oben

  • Notiz: keine DIN A4-Laminiertaschen mehr vorhanden.
  • Frage zu Rechnungen: wohin schicken, damit die nicht ewig liegen bleiben?
    • chrissi^ will das am liebsten per Mail an vorstand@ haben, dann ist es gleich im richtigen Ordner. Ansonsten persönliche Workflow-Verbesserungen bei chrissi^ nötig.
    • TODO chrissi^: mehr Schatzmeister-Prozesse im Wiki dokumentieren, siehe Schatzkarte

Sonstiges

TODOs

  • TODO chrissi^, rohieb, Kasa: (mehr) Regressionstests für Buchhaltung
    • ongoing. Aus irgendeinem Grund laufen die nachts nicht mit.
  • TODO larsan: Beleg Bankkarte/Kontoeröffnung im Archiv suchen
    • larsan hat gesucht und nichts gefunden
    • TODO chrissi^: Bankkartenunterlagen zum Konto finden.
  • TODO rohieb, Kasa: UBs und zweckgebundene Spenden im Finanzen-Git als CSV spezifizieren, dann von dort per Bot ins Wiki tun.
    • Müsste Man Mal™
  • TODO: Mail von ista (Betreff „Anschreiben Ista“ vom 13.10.) bzgl. Nebenkostenabrechnung nochmal abgleichen, ob unsere Fragen beantwortet wurden
    • der Ball liegt aktuell bei der Hausverwaltung.
    • TODO chrissi^: schreibt nochmal der Hausverwaltung wegen ista, mit Frau Schubert im CC
      • Mail ist geschickt. Punkt bleibt aber erstmal offen, bis das wirklich geklärt ist
  • TODO chrissi^, larsan: Vervollständigung EH15-Policy-Timeline bis zur nächsten Vorstandssitzung
    • laut chrissi^ ist das wohl fertig. Will nochmal jemand drübergehen?
    • TODO: hanhaiwen will nochmal über die EH15-Policy-Timeline drübergehen
    • wird ansonsten archiviert
  • TODO chrissi^, rohieb, Kasa: nach drei Monaten offenen Beiträgen Mitglieder automatisiert per Mail erinnern
    • ongoing.
  • Langfristiges TODO: Space-Ordnung durchschauen, aktualisieren und ausmisten
    • TODO rohieb: Dudle für ein Arbeitstreffen zur Spaceordnung rumschicken
  • TODO chrissi^/Valodim bei Gelegenheit: Quelle bzgl. Satzungszweck „Förderung des Sports“ raussuchen
    • Frau Wetzl vom Finanzamt sollte das wissen
  • TODO Kasa: mal ein CTF-Pad zum Rumspielen als mögliches Vorstands-Ticketsystem aufsetzen.
    • Kasa will sho mal wegen einer VM anhauen.
  • TODO: einen Bot schreiben, der an TODOs erinnert
  • TODO rohieb: Protokoll-Workflow in die Best Current Practices aufnehmen
    • TODO rohieb: nachvollziehen, was da drin stehen sollte
      • pandoc-Magic etc.
  • TODO rohieb: alte Vorstandssitzungs-Protokolle in nichtöffentliche und öffentliche Versionen teilen
    • damals™ gab es noch keine Trennung, weil es noch keine Geschäftsordnung gab, die das vorsah. Trotzdem aber sollten Mitgliederdaten nicht einfach so gefahrlos im Netz rumliegen.
  • TODO rohieb: neue Vorlage für Vorstandssitzungsprotokolle mit Privacy-enhanced Deckblatt für nichtöffentlichen Teil
  • TODO rohieb: Protokoll schreiben und tl;dr auf normalverteiler
  • TODO larsan: nochmal Reminder zu Ankündigungstexte im Namen des Vereins auf den Normalverteiler tun
  • TODO larsan, rohieb: Notartermin, neue Satzung einreichen
    • ist geschehen, Antwort vom Amtgericht ist da.
  • TODO larsan: Anwesenheitsliste MV scannen

Finanzen

  • Blick auf Finanzreport und Mitgliederstatistik (Fördermitgliedsauswertung ist aktuell kaputt)
    • im Moment gerade soviel Einnahmen wie laufende Ausgaben, aber Einnahmen durch Mitgliedsbeiträge sind im Moment fallend.
      • noch nicht im Report drin: Matekasse, hängt etwas mit der Digitalübertragung zurück
      • Mail bzgl. Zahlungsmoral? Hat ja bei der Matekasse geklappt.
        • chrissi^ will erstmal persönliche Mails an die Leute schreiben, die oben im nichtöffentlichen Teil mit ausstehenden Beiträgen identifiziert wurden, danach automatisierte Mails an Leute mit > 3 Monaten an offenen Beiträgen
      • Mitgliederzahl leicht ansteigend, im Moment all-time high mit 75 Mitgliedern
    • Kasa hat mal Vorstandsfoo-VM bei shoragan angefragt, um öffentliche Auswertungen auf öffentlicherer Infrastuktur zu hosten

Internet

  • 1&1 hat jetzt anscheinend auch 100 Mbit/s?
  • larsan hat angerufen, aber die Hotline scheint nichts davon zu wissen.

Gerümpel im Space

Es sollte mal wieder entrümpelt werden, siehe Pad: https://pad.stratum0.org/p/s0aufr%C3%A4umaktion01

Ende um 21:22.