Vorstandssitzung 2016-12-02

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Die Vorstandssitzung fand statt am Freitag, 2. Dezember, 19:00, in der Küche.

Hinweis:
Unsere Satzung besagt in §8(5), dass Mitglieder grundsätzlich berechtigt sind, an Vorstandssitzungen ohne Stimmrecht und ohne Rederecht teilzunehmen. Außerdem kann der Vorstand für einzelne Tagesordnungspunkte beschließen, diese unter Ausschluss der restlichen Mitglieder zu behandeln.
  • Beginn: 19:12
  • Anwesend: larsan, rohieb, chrissi^, Kasalehlia, hanhaiwen
  • Abwesend: DooMMasteR (entschuldigt)
  • Protokollant: rohieb

Syntax: (Pro|Contra|Enthaltung)

Nichtöffentlicher Teil

Aus Datenschutzgründen findet dieser Teil unter Ausschluss der Öffentlichkeit statt

Öffentliche Zusammenfassung:

  • Mitgliederstatistik: 4 Beitritte, 2 Austritte

Umlaufbeschlüsse

  • UB 2016-09-15-01 Symbol support vote.png Pro (6|0|0): Mitgliedsangelegenheit
  • UB 2016-10-12-01 Symbol support vote.png Pro (5|0|1): Mitgliedsangelegenheit
  • UB 2016-10-26-01 Symbol support vote.png Pro (6|0|0): Mitgliedsangelegenheit
  • UB 2016-10-28-01 Symbol support vote.png Pro (6|0|0): Mitgliedsangelegenheit
  • UB 2016-11-15-01 Symbol support vote.png Pro (4|0|2): Mitgliedsangelegenheit

Symbol support vote.png Pro (5|0|0) zur Bestätigung

Öffentlicher Teil

Mit 1 Gast.

Umlaufbeschlüsse

Bestätigung: Symbol support vote.png Pro (5|0|0)

Sponsoring Triology

  • hat sich ergeben, sie unterstützen uns mit 1000€ für 2017
  • ihr Logo ist schon auf der Homepage
  • Über CoderDojo wird später geredet, müssen die involvierten Entitäten entscheiden
    • Was wollen sie mit CoderDojo erreichen? Eigenes „Recruiting“ von Studenten?

Unvereinbarkeit mit Gewaltaufrufen

  • entsprechende Person wurde von Kasa angesprochen. Antwort: „Ja. OK. Hab ich so nicht gesehen, aber wenn ihr das so seht, dann lass ich das.“
  • Wollen wir das Statement noch rausschicken? Ist genug Kontext da? Die meisten Personen haben es vermutlich eh nicht mitbekommen, daher so als Public Service Announcement
  • Chris' Version im Pad rumschicken: Symbol support vote.png Pro (5|0|0)

TODOs

  • TODO rohieb: Pad zu GEZ aufsetzen und den Text vom /dev/tal sinngemäß kopieren.
    • rohieb hat nochmal auf den Normalverteiler geschrieben, und zweifelte, wegen der Formulierung „Arbeitsplätze“
    • Money Quote aus dem /dev/tal-Blogpost:

      Bitte berücksichtigen Sie: Sind in einer Betriebsstätte ausschließlich Mitarbeiter auf ehrenamtlicher Basis tätig oder werden dort zusätzlich Mitarbeiter in einem 1-Euro Job (…) eingesetzt, ist die Betriebsstätte beitragsfrei. Dies gilt auch, wenn die ehrenamtlichen Mitarbeiter einen Aufwandsersatz für Ihre Tätigkeit erhalten. (…)

    • rohieb ist jetzt überzeugt, tippt ne Mail/Brief

  • TODO rohieb: Merkblatt „Datenschutz im Verein“ in Best Current Practices verlinken für spätere Vorstände („Materialsammlung“)]
  • TODO DooM (Experte): mögliche Lüftungsanlage zusammenstellen.
    • Erinnerung erfolgte durch larsan.
  • DONE chrissi^: Mail an Gottschalk mit Vorschlag Nebenkosten 2014.
    • Fristgerechte Antwort sah schlüssig aus, aber trotzdem 1300€ offen
    • Rücklage bilden? Aktuell etwa nur 1700€ frei verfügbar…
    • UB 2016-12-02-01 Symbol support vote.png Pro (5|0|0): Rücklage für Nebenkosten-Nachzahlung 2014 bilden (1.302,12€)
  • Wo wir grad dabei sind: da sind noch 160€ für Mietkaution zurückgelegt
    • UB 2016-12-02-02 Symbol support vote.png Pro (5|0|0): Rücklage 160€ für Erhöhung Mietkaution auflösen,
      • wird aktuell nicht benötigt und kommt schnell im Tagesgeschäft wieder rein
  • DONE chrissi^: Verlauf Mailverkehr Nebenkosten-Abrechnungen dokumentieren.
  • TODO chrissi^: altes Dokumente-Git mit den E-Mails archivieren, auf dem neuen Server für jede Vorstandsperiode ein eigenes Git anlegen.
    • bei der Übergabe nach der MV
  • TODO chrissi^: Vorstands-E-Mails archivieren.
    • bei der Übergabe nach der MV
  • DONE chrissi^|rohieb|Kasa: (mehr) Regressionstests für Buchhaltung.
    • sind inzwischen ordentlich ausreichend viele
  • TODO chrissi^: Bankkartenunterlagen und Unterlagen zum Konto finden
  • TODO neuer Vorstand: bei Bank günstigere Konditionen für Vereine erfragen
  • TODO rohieb: Beschlossene UBs mit Beträgen als Markup spezifizieren. dann von dort per Bot ins Wiki und auf den Finanzreport tun
    • Müsste Man Mal™
  • DONE: Mail von ista (Betreff „Anschreiben Ista“ vom 13.10.) bzgl. Nebenkostenabrechnung nochmal abgleichen, ob unsere Fragen beantwortet wurden
    • DONE chrissi^: nochmal Hausverwaltung wegen ista anschreiben, mit Frau Schubert im CC
  • DONE hanhaiwen: EH15-Timeline nochmal drüberschauen
    • TODO rohieb: EH15-Timeline für nächsten Vorstand archivieren
  • TODO chrissi^|rohieb|Kasa: generell mal nach drei Monaten ohne Zahlung automatisiert eine Mail schreiben.
    • ongoing mit Automatisierung der Regressionstests etc. auf neuem Server
  • DONE rohieb|chrissi^|Kasa: Auswertungen und Finanz-Git auf neuem Server scharf schalten
  • Langfristig: TODO: Space-Ordnung durchschauen. aktualisieren und ausmisten
    • TODO rohieb: Dudle für ein Arbeitstreffen zur Spaceordnung rumschicken
  • DONE Valodim|chrissi^: bei Gelegenheit: Quelle bzgl. Satzungszweck „Förderung des Sports“ raussuchen.
    • interessiert sich niemand von uns mehr für. Bei Bedarf wieder auffassen.
  • TODO Kasa: CTF-Pad zum Rumspielen als mögliches Vorstands-Ticketsystem aufsetzen.
    • z.B. am selben Oktoberabend wie Servermigration
  • TODO rohieb: Protokoll-Workflow in die Best Current Practices aufnehmen.
    • Workflow ist aktuell sehr im Fluss
  • TODO rohieb: alte Vorstandsprotokolle in nichtöffentlich und öffentlich teilen.
    • ongoing mit neuem Workflow
  • TODO rohieb: neue Vorlage für Protokolle mit privacy-enhanced Deckblatt.
    • ongoing. Hängt von neuer LaTeX-Vorlage ab.
  • TODO rohieb: Protokoll schreiben und tl;dr auf normalverteiler

Sonstiges

Mitgliederversammlung

Steuererklärung

  • ist zur Frist im Mai passiert, bisher keine Antwort vom Finanzamt
  • TODO hanhaiwen: nochmal nachfragen, ob/wann da was passiert

Ende um 20:35