Vorstandssitzung 2015-12-05

Aus Stratum 0
Wechseln zu:Navigation, Suche

Diese Vorstandssitzung fand am Samstag, 5. Dezember 2015, ab 20:00 in der Küche im Space statt.

Hinweis:
Unsere Satzung besagt in §8(5), dass Mitglieder grundsätzlich berechtigt sind, an Vorstandssitzungen ohne Stimmrecht und ohne Rederecht teilzunehmen. Außerdem kann der Vorstand für einzelne Tagesordnungspunkte beschließen, diese unter Ausschluss der restlichen Mitglieder zu behandeln.
  • Anfang um 20:59
  • Anwesend: larsan, rohieb, chrissi^, comawill, Kasalehlia. hanhaiwen entschuldigt. Öffentlicher Teil mit 1 Gast.
  • Protokoll: rohieb
  • Syntax für Abstimmungen: (Pro|Contra|Enthaltung)

Nichtöffentlicher Teil

Umlaufbeschlüsse

  • Symbol support vote.png Pro UB 2015-09-22-01: Mitgliedsangelegenheit
  • Symbol support vote.png Pro UB 2015-10-08-01: Mitgliedsangelegenheit
  • Symbol support vote.png Pro UB 2015-10-12-01: Mitgliedsangelegenheit

(5|0|0) für Bestätigung.

Öffentlicher Teil

Bericht Kassenprüfung

  • shoragan hat alleine Kasse von chrissi^ geprüft, Kasa saß daneben.
    • Matekasse:
      • besser als letztes Jahr gelaufen, auch wegen Buchungsliste.
      • braucht bessere Doku, was zu machen ist, Formalitäten einfordern
    • Verbrauchsmaterialkasse:
      • hat nicht so toll geklappt, war teilweise zwischendrin im Minus…
      • braucht mehr Doku, mehr Formalien (Kassenbuch!)
    • Geld aus Spendenkassen für Geräte (3D-Drucker, Stickmaschine etc.) sollte auch nur für entsprechende Geräte verwendet werden
    • Spenden zeitnah ausgeben, insbes.
      • CoderDojo
      • Freifunk
      • Stickmaschine
    • Kleinigkeiten wie uneinheitliche Formate für Buchungsnummern
      • lässt sich mit Regressionstests automatisiert erkennen
        • TODO für die nächste Schatzentität
    • Hinweis, dass stromverbrauch innerhalb des Abschlags liegen sollte
    • 10,13€ zuviel an Flyeralarm überwiesen, ist im Prozess der Rücküberweisung
    • Allianz: dauerauftrag eingerichtet, Betrag wurde aber eingezogen
      • Betrag rückgebucht, ist aber dieses Jahr wieder passiert
      • ist in der Klärung
    • Unterlagen für die Kosten der Bankkarte? Vertrag zur Kontoeröffnung?
      • TODO larsan: Beleg Bankkarte/Kontoeröffnung im Archiv suchen
    • Umlaufbeschlüsse müssen die ausgegebenen Summen vollständig abdecken
      • entweder gleich mit Reserve beantragen oder nachträglich Differenzbetrag beschließen
      • gewünscht: verfolgen, wie viel Geld von einem Umlaufbeschluss noch nocht ausgegeben wurde
        • gleiches Tracking für zweckgebundene Spenden
        • TODO: UBs und zweckgebundene Spenden im Finanzen-Git als CSV spezifizieren, dann von dort per Bot ins Wiki tun.

Umlaufbeschlüsse

(5|0|0) für Bestätigung.

TODOs

  • TODO larsan: Rezept vom Essen vor Vorstandssitzung 2015-09-21 bloggen (irgendwas mit Fladen und Rahm)
  • TODO nächster Vorstand: Mail von ista (Betreff „Anschreiben Ista“ vom 13.10.) bzgl. Nebenkostenabrechnung nochmal abgleichen, ob unsere Fragen beantwortet wurden
  • DONE chrissi^/larsan: Hausmeister anrufen wegen Küchenfenster
  • DONE larsan: bei Schuberth anrufen.
    • Fenster werden Dienstag geliefert. Was ist mit den anderen offenen Punkten?
      • TODO Kasa/larsan: am Dienstag ab 8 Uhr Fenster in Empfang nehmen
  • DONE chrissi^ guckt mal, ob er UB 2015-08-01-01 erstattet hat
  • DONE rohieb: Referenz auf den alten UB zu Filamentregelung raussuchen
  • DONE rohieb: Optionsrecht Mietvertrag in die MV-Einladung aufnehmen
  • DONE rohieb: Quorum Beschlussfähigkeit MV wegen Fördermitgliedschaft fixen und Änderungsvorschlag rumschicken
  • TODO comawill: CamBam Plus nochmal auf den Normalverteiler packen und fragen, was Leute so dazu meinen
  • DONE: jemand muss ein Pr3zale für T-Shirts einrichten (Valodim fragen)
    • erledigt durch mailbasiertes Buchungssystem von comawill
  • DONE chrissi: Pingback für Feedback bzgl. Sanktionskatalog auf den Normalverteiler
    • zu lange her inzwischen. Und morgen ist eh Mitgliederversammlung.
  • TODO chrissi^/larsan: Vervollständigung EH15-Policy-Timeline bis zur nächsten Vorstandssitzung und ggf. veröffentlichbare Version erstellen
    • ist nicht veröffentlichbar, zu viele identifizierende Details.
  • TODO chrissi^/rohieb/Kasa: generell mal nach drei Monaten ohne Zahlung automatisiert eine Mail schreiben
    • in progress
  • TODO larsan: nochmal Reminder zu Ankündigungstexte im Namen des Vereins auf den Normalverteiler tun
    • auf Mitgliederversammlung morgen ansprechen
    • Auszug davon auf die Mailingliste
  • TODO: comawill hat vielleicht Zeit, Zuwendungsbescheinigungen zu TeXen
    • hatter bestimmt nochmal irgendwann Zeit für, machter.
  • TODO comawill/larsan: Bekleidung bestellen
  • DONE rohieb, larsan: Banktermin: Umschreibung Kontoeigner, Kontoführungsgebühren
    • DONE: larsan guckt nach Registerauszug
  • Langfristiges TODO: Space-Ordnung durchschauen, aktualisieren und ausmisten.
  • TODO bei Gelegenheit: Valodim und chrissi^ wollen nochmal ne Quelle bzgl. „Förderung des Sports“ raussuchen
    • erstmal niedrige Priorität bis zur nächsten MV mit Satzungsänderungen
  • TODO rohieb: Normalverteiler anschreiben wegen Partypfandregelung
  • TODO: Kasa setzt mal ein CTF-Pad zum Rumspielen auf.
  • TODO chrissi^/rohieb: Protokoll-Workflow in die Best Current Practises aufnehmen
  • DONE chrissi^: Mail verschicken beim Pushen auf das s0v-dokumente.git
  • TODO rohieb: Protokoll schreiben und tl;dr auf normalverteiler

TODOs für die Mitgliederversammlung

  • mit Wahlleitung über Wahlmodus sprechen. Vorschlag:
    • alle Ämter gleichzeitig auf einem Zettel wählen (wenig Papier)
    • Zustimmungswahl (alles ankreuzen, was gewählen werden soll)
    • Nur Leute mit > 50% der Stimmen sind gewählt
    • Besetzung in der Reihenfolge 1V, 2V, Schatzmeister, Beisitzer (nach Stimmenanzahl absteigend), Kassenprüfer.
    • Wahlmodus von der MV mit absoluter Mehrheit absegnen lassen
  • rohieb: Protokoll-Pad-Template vorbereiten
  • generelles TODO: Jahresbericht-Folien automatisieren
  • Berichte:
    • Finanzbericht: chrissi^
    • Rechenschaftsbericht: Kasa
    • Rückblick: larsan
  • Spacekiste als Folienmaschine
    • Presenter / lang genuge Tastatur
  • Sitzgelegenheiten optimieren
  • Tisch für Vorstand/Versammlungsleitung/Protokoll
  • Mitgliederanzahl und Quoren feststellen

Ende um 22:35