Vorstandssitzung 2017-03-13

Aus Stratum 0
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  • Beginn: 19:00
  • Ort: Stratum 0, Küche
  • Anwesend: reneger, larsan, rohieb, Kasalehlia, Emantor, chrissi^, öffentlicher Teil zeitweise mit mehreren Mitgliedsentitäten als Gäste
  • Abwesend: niemand relevantes
  • Protokoll: rohieb
  • Syntax für Abstimmungen: (Pro|Contra|Enthaltung)

Nichtöffentlicher Teil

Aus Datenschutzgründen unter Ausschluss der Öffentlichkeit.

Umlaufbeschlüsse

  • UB 2017-01-01-01 Symbol support vote.png Pro (6|0|0): Mitgliedsangelegenheit
  • UB 2017-01-14-01 Symbol support vote.png Pro (6|0|0): Mitgliedsangelegenheit
  • UB 2017-01-16-01 Symbol support vote.png Pro (6|0|0): Mitgliedsangelegenheit
  • UB 2017-01-17-01 Symbol support vote.png Pro (6|0|0): Mitgliedsangelegenheit
  • UB 2017-01-19-01 Symbol support vote.png Pro (6|0|0): Mitgliedsangelegenheit
  • UB 2017-01-20-01 Symbol support vote.png Pro (6|0|0): Mitgliedsangelegenheit
  • UB 2017-02-13-01 Symbol support vote.png Pro (6|0|0): Mitgliedsangelegenheit
  • UB 2017-02-19-01 Symbol support vote.png Pro (5|0|1): Mitgliedsangelegenheit
  • UB 2017-03-02-01 Symbol support vote.png Pro (6|0|0): Mitgliedsangelegenheit

Öffentliche Zusammenfassung: 8 neue ordentliche und 1 neues Fördermitglied \o/

UB 2017-03-13-01 Symbol support vote.png Pro (6|0|0): Bestätigung der nichtöffentlichen Umlaufbeschlüsse

Öffentlicher Teil

Umlaufbeschlüsse

Zur Bestätigung: UB 2017-03-13-02 Symbol support vote.png Pro (6|0|0): Bestätigung der öffentlichen Umlaufbeschlüsse

Noch ausstehend:

  • UB 2017-03-11-01 Symbol support vote.png Pro (6|0|0): Neuer Küchenmülleimer (18€)
    • Jetzt mit Schwingdeckel, aber mehr Leute hätten sich Tretdeckel gewünscht ⇒ Deckel versifft
      • Versiffung war aber auch bei Tretmülleimer der Fall
      • Es gibt also keine Ideallösung (außer selbst schweißen?)
    • Generell: Hauptsache Mülleimer. Wenn auch erstmal billig. Kein Bikeshedding. Wenn jemand eine langfristig bessere Lösung hat, dann gerne umsetzen.
    • TODO: Langfristig neue Küchen-Mülleimer-Lösung finden

TODOs

  • TODO Emantor (chrissi^): mehr Schatzmeister-Prozesse im Wiki dokumentieren.
  • DONE reneger: einen SSH-Public-Key an rohieb schicken, dann git@theodem:s0v-dokumente klonen, siehe Mail „Schatzmeisterei“ von chrissi^ am 4.12.
  • DONE rohieb: SSH-Key von reneger eintragen
  • TODO Emantor/rohieb/Kasa: Banktermin.
    • im neuen Jahr
    • DONE rohieb: in Erfahrung bringen, ob die Bank Protokoll oder Registerauszug brauchen.
      • braucht Registerauszug
  • DONE Emantor/rohieb/Kasalehlia: Notartermin (es reichen zwei von uns)
  • DONE larsan: Text zu Gewaltaufrufen über Normalverteiler schicken
  • TODO rohieb: Pad zu GEZ aufsetzen und den Text vom /dev/tal sinngemäß kopieren.
    • siehe Kontext aus letzten Sitzungen; rohieb ist jetzt überzeugt und tippt ne Mail/Brief
  • TODO rohieb: Merkblatt „Datenschutz im Verein“ in Best Current Practices verlinken für spätere Vorstände („Materialsammlung“).
    • im Dokumente-Git unter 4ref/
  • TODO DooM/reneger: mögliche Lüftungsanlage zusammenstellen.
    • (Hintergrund siehe letzte Vorstandssitzungen)
    • Aktueller Kontext:
      • reneger hat vor zwei Wochen mit Lück (Schimmel-Hof-Architekt) telefoniert und durch die Blume gesagt, dass wir seinen Vorschlag im Prinzip schon umgesetzt haben, der aber nicht ausreicht
      • Lücks Verständnis: Lüftungsanlage sollte nur zur Schimmelprävention sein, wenn mehr, dann bitte wieder alles von vorne und über Gottschalk…
      • Vorschlag reneger: Hey Gottschalk, wir sollten uns mal zusammensetzen, auch im Hinblick auf mehr Space
  • Apropos Mehr Space:
    • Archivleute neben uns haben auf Anfrage nicht reagiert, anscheinend wollen sie da drin bleiben
      • konsistent mit Gottschalks Aussage
    • Mitglieder werden tendenziell eher mehr als weniger
    • Space wird knapp, Vorträge, Frickelraum, alles dauernd voll, Werkstatt wird auch inzwischen oft genutzt
      • im Chillraum könnte man noch einen Tisch aufstellen, temporär als Abhilfe
    • in Schimmel-Hof C1/C2 (oder so?) gibt es wohl noch Platz in raw ⇒ wenig Miete?
      • es sind wohl irgendwo Fotos davon vorhanden
      • Problem: ist Arbeitszeit und Geld zum Ausbau nochmal vorhanden?
        • wird vermutlich wieder hauptsächlich auf den üblichen Verdächtigen sitzen bleiben…
      • insbesondere gibt es bei uns viel über Zeit gewachsene Infrastruktur, die nicht leicht zu portieren ist
      • viel raw space ⇒ stückweiser Ausbau über die Jahre möglich? Zwischendrin als Lagerplatz nutzbar?
    • hier lokal expandieren vs. zersplitterter Space an zwei Örtlichkeiten?
      • (Institut für Entspannung und Kommunikation im Erdgeschoss besetzen? 😛)
  • generelle Frage: wie geht man am besten kommunikativ auf Gottschalk zu?
    • „Hey, wir würden gerne expandieren“
    • generell ist ihm unser Platzproblem bekannt und er hat das im Hinterkopf
    • einfach mal anfragen und vielleicht um Besichtigung von C1/C2 (wo auch immer) bitten
  • TODO chrissi^: altes Dokumente-Git mit den E-Mails archivieren, auf dem neuen Server für jede Vorstandsperiode ein eigenes Git anlegen.
    • wir wissen noch nicht wie
    • es gibt ein Git für Mails pro Vorstandsperiode
    • Ziel: in der Lage sein, irgendwann mal Dokumente wegzuwerfen (Datenschutz, alte Rechnungen nach 10 Jahren, etc.)
    • erstmal offen lassen. Problem für Future Vorstand.
  • TODO chrissi^(/Emantor): Bankkartenunterlagen und Eröffnungs-Unterlagen zum Konto finden.
    • beim Banktermin mal eine Kopie vom Vertrag anfordern
  • Papierunterlagen im Space in einem abschließbaren Schrank verwahren?
    • Ziel: nicht benötigte Dinge archivieren und für alle Vorstandsmitglieder zugreifbar machen
    • Vertraulichkeit vs. Lockpicksets
    • Wenn „vertraulich“ draufsteht, ists illegal zu lockpicken 😛
    • Kein Platz im Space
    • TODO chrissi^: Angebot für abschließbaren Archiv-Schrank raussuchen
  • TODO rohieb/Emantor/Kasa: bei Bank günstigere Konditionen für Vereine erfragen.
    • wird wohl eher nichts: Bank will inzwischen auch 7€ „Hartgeldgebühr“ haben, wenn man mehr als 50 Münzen (auf einmal) einzahlen will
    • TODO: Nach Bank mit besseren Konditionen umschauen
  • TODO rohieb: Beschlossene UBs mit Beträgen als Markup spezifizieren, dann von dort per Bot ins Wiki und auf den Finanzreport tun.
    • Müsste Man Mal™©®, ongoing
  • TODO rohieb: EH15-Timeline für nächsten Vorstand archivieren.
    • ins Dokumente-Git, Pad siehe oben im nichtöffentlichen Teil
  • TODO Emantor/rohieb/chrissi^: Mitgliedsbeitragserinnerung nach drei Monaten ohne Zahlung.
    • ongoing mit Automatisierung der Regressionstests etc. auf neuem Server
  • DONE: Space-Ordnung durchschauen, aktualisieren und ausmisten
    • DONE rohieb: Dudle für ein Arbeitstreffen zur Spaceordnung rumschicken.
    • Neues TODO rohieb: Spaceordnung neu aufsetzen in Stichpunktform
  • TODO Kasa: CTF-Pad zum Rumspielen als mögliches Vorstands-Ticketsystem aufsetzen.
    • auf theodem, ongoing.
  • TODO rohieb: Protokoll-Workflow in die Best Current Practices aufnehmen.
    • Workflow ist aktuell sehr im Fluss, Finalisierung absehbar
  • TODO rohieb: alte Vorstandsprotokolle in vertraulich und öffentlich teilen.
    • ongoing mit neuem Workflow
  • TODO rohieb: neue Vorlage für Protokolle mit privacy-enhanced Deckblatt.
    • LaTeX-Paket muss nochmal released werden.
  • TODO reneger: Mail zu Werkstatt-Anschaffungen schreiben.
    • siehe unten unter Anschaffungen Allgemein
    • was wird denn so gewünscht?
      • gute Frage.
    • Einführungstermin in die Werkstatt anbieten
  • DONE Emantor: Pengutronix wegen Förderung ansprechen.
    • Geld ist auch schon angekommen \o/
    • TODO: Danksagung an Sponsoren in Form von Geschenk?
  • DONE rohieb: vorheriges Protokoll schreiben und tl;dr auf normalverteiler
  • TODO rohieb: Protokoll schreiben und tl;dr auf normalverteiler

Zweckbindung von Spendenboxen

  • Behauptung von Schatzentitäten: anonyme Spenden können nicht zweckgebunden sein, weil keine Möglichkeit unsererseits besteht, die Spende abzulehnen
    • (Keine Quelle, aber scheint so allgemein verbreitet zu sein)
    • §62 Abs. 3 AO: Zweckbindung nur von Bedeutung, wenn Spende dauerhaft dem Vermögen zugeführt wird
  • Tracking der offenen Spendendosen ist sowieso bisher nicht existent
    • eigentlich: pro Zweckbindung (i.e., 3D-Spendendose, Plotter-Spendendose, etc.) ein eigenes Buchungskonto in der Buchhaltung
  • Vorschlag für interne Absprache: Spendenboxen weiterhin laut Aufschrift nutzen
    • es geht um Glaubwürdigkeit
    • Behauptung von Gast: bei Spendenbox ohne ersichtliche Zweckbindung wird weniger gespendet ⇒ Zweckbindung fördert Spendenverhalten
  • Problem: überzählige Spenden in der Stickmaschinenbox könnten gut für andere Dinge eingesetzt werden, aber ist bisher nach dieser internen Absprache nicht möglich
  • UB 2017-03-13-04 Symbol support vote.png Pro (Konsens): Zwecke von den Spendenboxen streichen und als allgemeine Spendenbox führen.
    • Klingt für alle sinnvoll.
    • Zusätzlich „Spendenempfehlung“ für Verbrauchsmaterial dazuschreiben
    • auch in der Buchhaltung nur allgemein als „Spenden“ tracken, nicht jede Box einzeln
    • für zweckgebundene Spenden kann ja immer noch vom Spender eine Zweckbindung ausgesprochen werden (dann direkt an Schatzentität)
    • für vergangene Spenden: einmal alle Boxen leeren und als „Zweckbindung“ buchen, danach clean slate.
    • Neue Spendenbox für Werkstatt einführen

Anschaffungen Allgemein und Finanzsituation

  • siehe auch Mülleimerdiskussion in UB 2017-03-11-01 oben
  • siehe auch Anschaffungs/Werkstattdiskussion oben
  • TODO reneger: Pad für Werkzeug/Gerätewünsche aufmachen.
  • Laut Emantor: das, was an Firmenspenden dieses Jahr reingekommen ist, können wir im Moment so auch noch als freies Kapital behandeln
    • ja/nein/doch/oohhh? Wir sind kurz verwirrt.
    • Nebenkosten-Historie: https://pad.stratum0.org/p/nebenkosten_historie
    • Nebenkosten 2016 Rückstellung ist noch nicht gebucht, fällt da noch mit rein
    • Nebenkosten 2015 sind eingetroffen, 1.085€ Nachzahlung, wurde noch nicht überwiesen.
    • aber dann kommen ja auch noch Nebenkosten für 2016 dazu… (Abrechnung folgt™)
    • also geschätzt noch so 4500€ Nebenkosten ausstehend
    • aber viele shiny new Mitglieder!
    • TODO rohieb: Abschlag Nebenkosten im Finanzreport um 100€/Monat erhöhen
    • chrissi^s Aussage von der MV „Verein trägt sich gerade so“ gilt weiterhin
      • und dann kamen viele neue Mitglieder und mehr Stromverbrauch
    • also Firmenspenden als „freies Kapital“ nutzbar
  • Nebenkosten 2014 sind ja auch noch nicht eingefordert worden, aber Diskussion ist eigentlich erledigt.
  • UB 2017-03-13-03 Symbol support vote.png Pro (Konsens): Rücklage für Nebenkosten 2014 auflösen und den Betrag an Schimmelhof überweisen
  • TODO: Frage an Hausmeister Rau, was mit dem Zähler im Bad (innerhalb unserer Räumlichkeiten) ist
    • Diskussion später nochmal in einem anderen Treffen, bringt uns jetzt nicht weiter, wir sind alle schon durch.

Spendenboxenverschwinden

  • Spendenbox im Flur ist irgendwann zwischen 25. Februar, 22:45 und 26. Februar, 4:12 verschwunden.
  • Bisher nicht wieder aufgetaucht, niemand weiß etwas.
  • Wollen wir Anzeige erstatten?
    • ist im Moment schon ziemlich spät
    • für die Statistik. Es wird nicht davon ausgegangen, dass da was passiert, außer wenn jemand die Dose finden sollte
    • 2017-03-13-04 Symbol support vote.png Pro (Konsens): Anzeige wegen Spendenboxdiebstahl stellen
      • TODO larsan: Anzeige wegen Spendenboxdiebstahl schreiben

Ständige Dinge

  • Posteingang/Vorstandsfoo-Fach durchgehen
    • Nebenkosten
  • Spendenboxen leeren

For Future Reference

  • Ministerium der Finanzen Rheinland-Pfalz: Steuertipp gemeinnützige Vereine, Abschnitt 4.2, S. 76 (PDF-Seite 40)
    • bzgl. Spendenabzug, aber ohne Mitgliedsbeiträge, für Zwecke Sport, Amateurfunk, Modellflug

Ende um 20:55