Vorstandssitzung 2016-12-02

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Die Vorstandssitzung fand statt am Freitag, 2. Dezember, 19:00, in der Küche.

Hinweis:
Unsere Satzung besagt in § 8 Nr. 5, dass Mitglieder grundsätzlich berechtigt sind, an Vorstandssitzungen ohne Stimmrecht und ohne Rederecht teilzunehmen. Außerdem kann der Vorstand für einzelne Tagesordnungspunkte beschließen, diese unter Ausschluss der restlichen Mitglieder zu behandeln.
  • Beginn: 19:12
  • Anwesend: larsan, rohieb, chrissi^, Kasalehlia, hanhaiwen
  • Abwesend: DooMMasteR (entschuldigt)
  • Protokollant: rohieb

Syntax: (Pro|Contra|Enthaltung)

Nichtöffentlicher Teil

Aus Datenschutzgründen findet dieser Teil unter Ausschluss der Öffentlichkeit statt

Öffentliche Zusammenfassung:

  • Mitgliederstatistik: 4 Beitritte, 2 Austritte

Umlaufbeschlüsse

  • UB 2016-09-15-01 Symbol support vote.png Pro (6|0|0): Mitgliedsangelegenheit
  • UB 2016-10-12-01 Symbol support vote.png Pro (5|0|1): Mitgliedsangelegenheit
  • UB 2016-10-26-01 Symbol support vote.png Pro (6|0|0): Mitgliedsangelegenheit
  • UB 2016-10-28-01 Symbol support vote.png Pro (6|0|0): Mitgliedsangelegenheit
  • UB 2016-11-15-01 Symbol support vote.png Pro (4|0|2): Mitgliedsangelegenheit

Symbol support vote.png Pro (5|0|0) zur Bestätigung

Öffentlicher Teil

Mit 1 Gast.

Umlaufbeschlüsse

Bestätigung: Symbol support vote.png Pro (5|0|0)

Sponsoring Triology

  • hat sich ergeben, sie unterstützen uns mit 1000€ für 2017
  • ihr Logo ist schon auf der Homepage
  • Über CoderDojo wird später geredet, müssen die involvierten Entitäten entscheiden
    • Was wollen sie mit CoderDojo erreichen? Eigenes „Recruiting“ von Studenten?

Unvereinbarkeit mit Gewaltaufrufen

  • entsprechende Person wurde von Kasa angesprochen. Antwort: „Ja. OK. Hab ich so nicht gesehen, aber wenn ihr das so seht, dann lass ich das.“
  • Wollen wir das Statement noch rausschicken? Ist genug Kontext da? Die meisten Personen haben es vermutlich eh nicht mitbekommen, daher so als Public Service Announcement
  • Chris' Version im Pad rumschicken: Symbol support vote.png Pro (5|0|0)

TODOs

  • TODO rohieb: Pad zu GEZ aufsetzen und den Text vom /dev/tal sinngemäß kopieren.
    • rohieb hat nochmal auf den Normalverteiler geschrieben, und zweifelte, wegen der Formulierung „Arbeitsplätze“
    • Money Quote aus dem /dev/tal-Blogpost:

      Bitte berücksichtigen Sie: Sind in einer Betriebsstätte ausschließlich Mitarbeiter auf ehrenamtlicher Basis tätig oder werden dort zusätzlich Mitarbeiter in einem 1-Euro Job (…) eingesetzt, ist die Betriebsstätte beitragsfrei. Dies gilt auch, wenn die ehrenamtlichen Mitarbeiter einen Aufwandsersatz für Ihre Tätigkeit erhalten. (…)

    • rohieb ist jetzt überzeugt, tippt ne Mail/Brief

  • TODO rohieb: Merkblatt „Datenschutz im Verein“ in Best Current Practices verlinken für spätere Vorstände („Materialsammlung“)]
  • TODO DooM (Experte): mögliche Lüftungsanlage zusammenstellen.
    • Erinnerung erfolgte durch larsan.
  • DONE chrissi^: Mail an Gottschalk mit Vorschlag Nebenkosten 2014.
    • Fristgerechte Antwort sah schlüssig aus, aber trotzdem 1300€ offen
    • Rücklage bilden? Aktuell etwa nur 1700€ frei verfügbar…
    • UB 2016-12-02-01 Symbol support vote.png Pro (5|0|0): Rücklage für Nebenkosten-Nachzahlung 2014 bilden (1.302,12€)
  • Wo wir grad dabei sind: da sind noch 160€ für Mietkaution zurückgelegt
    • UB 2016-12-02-02 Symbol support vote.png Pro (5|0|0): Rücklage 160€ für Erhöhung Mietkaution auflösen,
      • wird aktuell nicht benötigt und kommt schnell im Tagesgeschäft wieder rein
  • DONE chrissi^: Verlauf Mailverkehr Nebenkosten-Abrechnungen dokumentieren.
  • TODO chrissi^: altes Dokumente-Git mit den E-Mails archivieren, auf dem neuen Server für jede Vorstandsperiode ein eigenes Git anlegen.
    • bei der Übergabe nach der MV
  • TODO chrissi^: Vorstands-E-Mails archivieren.
    • bei der Übergabe nach der MV
  • DONE chrissi^|rohieb|Kasa: (mehr) Regressionstests für Buchhaltung.
    • sind inzwischen ordentlich ausreichend viele
  • TODO chrissi^: Bankkartenunterlagen und Unterlagen zum Konto finden
  • TODO neuer Vorstand: bei Bank günstigere Konditionen für Vereine erfragen
  • TODO rohieb: Beschlossene UBs mit Beträgen als Markup spezifizieren. dann von dort per Bot ins Wiki und auf den Finanzreport tun
    • Müsste Man Mal™
  • DONE: Mail von ista (Betreff „Anschreiben Ista“ vom 13.10.) bzgl. Nebenkostenabrechnung nochmal abgleichen, ob unsere Fragen beantwortet wurden
    • DONE chrissi^: nochmal Hausverwaltung wegen ista anschreiben, mit Frau Schubert im CC
  • DONE hanhaiwen: EH15-Timeline nochmal drüberschauen
    • TODO rohieb: EH15-Timeline für nächsten Vorstand archivieren
  • TODO chrissi^|rohieb|Kasa: generell mal nach drei Monaten ohne Zahlung automatisiert eine Mail schreiben.
    • ongoing mit Automatisierung der Regressionstests etc. auf neuem Server
  • DONE rohieb|chrissi^|Kasa: Auswertungen und Finanz-Git auf neuem Server scharf schalten
  • Langfristig: TODO: Space-Ordnung durchschauen. aktualisieren und ausmisten
    • TODO rohieb: Dudle für ein Arbeitstreffen zur Spaceordnung rumschicken
  • DONE Valodim|chrissi^: bei Gelegenheit: Quelle bzgl. Satzungszweck „Förderung des Sports“ raussuchen.
    • interessiert sich niemand von uns mehr für. Bei Bedarf wieder auffassen.
  • TODO Kasa: CTF-Pad zum Rumspielen als mögliches Vorstands-Ticketsystem aufsetzen.
    • z.B. am selben Oktoberabend wie Servermigration
  • TODO rohieb: Protokoll-Workflow in die Best Current Practices aufnehmen.
    • Workflow ist aktuell sehr im Fluss
  • TODO rohieb: alte Vorstandsprotokolle in nichtöffentlich und öffentlich teilen.
    • ongoing mit neuem Workflow
  • TODO rohieb: neue Vorlage für Protokolle mit privacy-enhanced Deckblatt.
    • ongoing. Hängt von neuer LaTeX-Vorlage ab.
  • TODO rohieb: Protokoll schreiben und tl;dr auf normalverteiler

Sonstiges

Mitgliederversammlung

Steuererklärung

  • ist zur Frist im Mai passiert, bisher keine Antwort vom Finanzamt
  • TODO hanhaiwen: nochmal nachfragen, ob/wann da was passiert

Ende um 20:35